Digitale tools voor vaccinatie-afspraken: welke werkt voor u?

 
Digitale tools voor vaccinatie-afspraken: welke werkt voor u?
De eerste vaccinatieronde is in volle gang. We zien dat de organisatie en logistiek best wat voeten in de aarde heeft. Met een digitale tool om afspraken te plannen, kan dat deel van het proces wat worden versimpeld. Maar welke tool is daarin handig? En wat past het beste bij de aanpak in uw praktijk? De LHV vergelijkt verschillende aanbieders en geeft u advies.

Als LHV willen we huisartsen zoveel mogelijk ondersteunen in de uitvoering van de vaccinaties. Zo ook op het aspect van de vaccinatie-afspraken plannen. De HIS’en zijn niet standaard uitgerust voor dit soort planningsklussen. Als u de prikmomenten verdeeld heeft over verschillende dagen of u grote aantallen mensen gaat vaccineren, kan het aanmaken van vaccinatiespreekuren bewerkelijk en tijdrovend zijn. Er zijn verschillende tools beschikbaar die u kunt gebruiken om u hierin te ondersteunen.

Bepaal eerst wat u zoekt

Om een goede tool te kunnen kiezen, moet u eerst voor uzelf nagaan wat het beste bij uw aanpak past. Beantwoord voor uzelf de volgende vragen:

  1. Wilt u de patiënt de mogelijkheid bieden om zelf zijn afspraak in te plannen of wilt u hierover zelf de regie behouden?
  2. Op welke wijze wilt u de selectie-informatie uit uw HIS gebruiken voor de planningstool?
  3. Wilt u met deze tool ook over de afspraak kunnen communiceren met uw patiënten (bijvoorbeeld het invullen van de gezondheidsverklaring, informed consent, reminder versturen)?
  4. Moet het mogelijk zijn dat de afspraak gewijzigd kan worden, en zo ja, alleen door u of ook door de patiënt zelf?
  5. Wat zijn de kosten die voor u van toepassing zijn? Let hier vooral op dat als er gerekend wordt met kosten per gemaakte afspraak, dit bedrag snel kan oplopen.
  6. Wilt u met meerdere praktijken van dezelfde tool gebruik maken, wat zijn dan de mogelijkheden?
  7. Loop aan de hand van deze vragen de keuzetabel door en zie welk product het beste aansluit.

Vergelijking van producten

In een keuzetabel hebben we een aantal van deze tools met elkaar vergeleken, waarbij u zelf kunt filteren om te zien wat voor u een passende keuze is. Alleen aanpassingen die ‘AVG-proof’ zijn, worden opgenomen in de tabel. Deze tabel wordt regelmatig bijgewerkt als we informatie krijgen over andere aanbieders.

Naar de vergelijkingstabel

Besluit u een planningstool te gebruiken, vergeet dan niet om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met de leverancier. De leverancier gaat immers gegevens voor u verwerken.

Advies voor afspraken plannen

Naast de inzet van een goede tool is het ook van belang dat het afsprakenproces goed is ingericht. Enkele tips voor u:

  • Overweeg voor vaccinatievragen een aparte toets in het keuzemenu van uw telefooncentrale in te stellen en u kunt ook een apart e-mailadres hiervoor instellen. Zo houdt u gemakkelijker vaccinatievragen gescheiden van overige vragen.
  • Wijs per praktijk één huisarts aan als 'medische coördinator vaccinaties'.
  • Geef aan patiënten een deadline aan tot wanneer zij een afspraak kunnen maken.
  • Verzoek patiënten te bellen/mailen als ze willen annuleren, bijvoorbeeld omdat ze er van afzien, ziek zijn, niet kunnen enzovoort. Zo houdt u inzicht in de mensen die niet meer opgeroepen hoeven te worden of juist later alsnog opgeroepen moeten worden.
  • Zorg voor een reservelijst met personen die u kunt oproepen als u op het laatste moment afmeldingen krijgt.
  • Neem op uw praktijkwebsite informatie op over hoe het vaccineren vanuit uw praktijk verloopt, eventueel in de vorm van veelgestelde vragen en antwoorden.

Meer informatie over het vaccineren vindt u in de praktijkhandleiding COVID-19-vaccinatie, die door LHV en NHG gezamenlijk wordt onderhouden

Deel uw ervaringen

Heeft u al ervaring met een afsprakentool? Kent u een tool die nog niet in onze keuzetabel staat? Of heeft u een andere goede oplossing gevonden voor uw praktijk? Deel uw ervaringen met collega’s op HAweb.