Wat is uw ideale team?

 

Hoeveel fte assistenten heb ik nodig? Kan ik beter een verpleegkundig specialist aannemen, of juist een physician assistant? Bij de samenstelling en ontwikkeling van het ondersteunend team in de huisartsenpraktijk komt nogal wat kijken. In een nieuwe handreiking zet de LHV al die aspecten op een rij, inclusief visievormende vragen en links naar achtergrondinformatie. ‘Hét ideale team voor de huisarts bestaat niet.’

Tips: 

  1. Lees hieronder verder of download het hele artikel als pdf
  2. Download Handreiking ondersteund team (speciaal voor leden)

‘Er zijn maar weinig huisartsen die beginnen met een nulpraktijk’, zegt Elsbeth Zeijlemaker, beleidsmedewerker bij de LHV. ‘En zelfs dan is het maar de vraag of je het team precies zo kunt samenstellen als je wilt, want die mensen moeten er dan wel zíjn. De meeste huisartsen nemen een praktijk over die ze langzamerhand naar hun eigen idee vormgeven en daarna doorontwikkelen.’

Bij de LHV komen regelmatig vragen binnen over hoe een team eruit moet zien, vertelt Zeijlemaker. ‘Het ondersteunende team is steeds groter geworden, met steeds meer verschillende functies. Wij krijgen vragen als: hoeveel fte medewerkers heb ik nodig, is het verstandig te kiezen voor een POH die hbo-verpleegkundige is, wat voor soort praktijkmanager heb ik nodig, maar ook: ik heb vervanging nodig maar kan niemand vinden, hoe pak ik dat aan?’

Als hulpmiddel bij het samenstellen, uitbouwen en behouden van het ondersteunend team heeft de LHV de Handreiking ondersteunend team uitgebracht. Zeijlemaker: ‘De handreiking helpt op weg bij de ontwikkeling van het team door alle aspecten daarvan te benoemen. Daarnaast verwijzen we door naar specifiekere bronnen. Het document helpt huisartsen om uit te komen bij wat ze wíllen. Of het ook lukt die mensen te vinden, is een tweede vraag. Soms zijn er creatieve oplossingen denkbaar, met een andere taakverdeling. Hét ideale team voor alle huisartsen bestaat niet. De praktijkpopulatie, de eigen visie en eigen wensen maken dat het optimale team er voor de ene huisarts heel anders uitziet dan voor de andere.’

Visie

De samenstelling van het team begint bij de vraag: wat wil ik? De eigen visie op wat goede huisartsenzorg is en welke zorg de eigen praktijk zou moeten bieden, bepaalt voor een belangrijk deel welke functies in welke aantallen nodig zijn. ‘Het NHG biedt een hulpmiddel om een beleidsplan te maken, maar als je daar niets voor voelt, kun je ook over een paar prikkelende vragen nadenken’, stelt Zeijlemaker. Bijvoorbeeld over aanvullend of bijzonder aanbod bovenop de basishuisartsenzorg, met het oog op de specifieke populatie van de praktijk of specifieke interesses en vaardigheden van de huisarts(en).

De handreiking biedt verschillende tools om een goed beeld te krijgen van de huidige zorgvraag. Daarnaast is het goed om de praktijk – voor zover mogelijk – voor te bereiden op de toekomstige zorgvraag. Zeijlemaker: ‘De coronacrisis laat zien dat het aan de ene kant heel lastig te voorspellen is hoe de zorgvraag zich ontwikkelt. Een jaar geleden had niemand gedacht dat we zoveel zorg op isolatieposten en via videoconsults zouden bieden. Aan de andere kant: de demografische ontwikkeling is wél redelijk goed te voorspellen. Als je een praktijk hebt met op dit moment veel 65- tot 75-jarigen, weet je dat er over tien jaar relatief veel ouderenzorg nodig zal zijn. Het is goed om die toekomstige zorgvraag in het achterhoofd te hebben bij de ontwikkeling van het zorgaanbod en het bijbehorende team. Onder meer het Nivel biedt goede hulpmiddelen die enig zicht geven op de toekomstige zorgvraag.’

In het afstemmen van het team op de eigen visie en de praktijkpopulatie zit altijd een spanningsveld, zegt Zeijlemaker. ‘Je wilt een team dat past bij jouw populatie, maar het is ook weer niet handig om te veel specifieke functies te hebben. Wie nu een fysiotherapeut aanneemt, heeft daar over tien jaar misschien geen werk meer voor. En een fysiotherapeut kan niet zomaar COPD-patiënten helpen. Blijf altijd flexibel en generalistisch, is ons advies. Want niet de specialistische, maar de generalistische zorg is de kern van het huis-artsenvak.’

Ambities van teamleden

Wie een praktijk overneemt, krijgt niet altijd het team dat past bij de eigen visie. Ook nieuwe ontwikkelingen kunnen zorgen voor nieuwe wensen omtrent de teamsamenstelling. Hoe kom je bij het gewenste team? Daarvoor is het goed om een beeld te hebben van dat gewenste team, maar ook de huidige teamsamenstelling goed door te lichten, vertelt Marjolein van Harten, beleidsmedewerker bij de LHV. ‘Hoe functioneren medewerkers, zijn er medewerkers die zich willen en kunnen doorontwikkelen, gaat er binnenkort iemand met pensioen? Maar ook: wat hebben mensen nodig om goed te blijven functioneren? Want als je eenmaal een goed team hebt, is het niet vanzelfsprekend dat je dat houdt. Wat als de POH de ambitie heeft om door te groeien? Of misschien heeft de praktijk een coördinerend doktersassistente nodig; moet dat iemand van buiten zijn of een bestaande doktersassistente? Goede of foute antwoorden zijn er niet. Het gaat erom dat je als huisarts nadenkt over dit soort vragen, die in de handreiking staan beschreven. Daarnaast verwijzen we onder meer door naar de SSFH, die meerdere hulpmiddelen biedt voor goed werkgeverschap en duurzame inzetbaarheid binnen het programma Goed voor elkaar.’ Ook voor het bieden van opleidingsplaatsen is aandacht. Zeijlemaker: ‘Dat is een manier om nieuwe medewerkers te werven, maar natuurlijk ook om het collectieve belang van de beroepsgroep te dienen.’

Bekostiging

Het gemiddelde aantal uren ondersteunend personeel in de huisartsenpraktijk is in 2015 onderzocht. Handig om te weten, maar meer ook niet, zegt Van Harten. ‘Deze gemiddelden zeggen namelijk niets over hoe een specifieke praktijk eruitziet en de visie van de betreffende huisarts. “Ik heb 3000 patiënten, zeg maar hoeveel doktersassistentes ik nodig heb” – zo werkt het niet. Een praktijk met een gemiddeld oudere populatie heeft waarschijnlijk meer assistentes nodig dan een praktijk met een jongere populatie. In het onderzoek van 2015 is bovendien een relatief nieuwe functie als physician assistant niet onderzocht. Kortom: de cijfers zijn verouderd en zeggen weinig over wenselijkheid.’

‘Ik hoop dat de LHV-handreiking als geheel huisartsen ertoe aanzet nog eens goed te kijken naar hun praktijk en hun team en hun visie daarop verder te ontwikkelen’, zegt Van Harten. ‘Dat kan het werk leuker en interessanter maken.’

Zeijlemaker ziet nog een tweede functie. ‘Er zijn allerlei partijen van buiten die willen sturen op de huisartsenzorg. Verzekeraars vergoeden bepaalde handelingen en functies, zorggroepen nemen initiatieven, er zijn subsidies voor opleidingen. Allemaal best aantrekkelijke en interessante mogelijkheden als je ze op een presenteerblaadje krijgt aangereikt. Maar het is niet vanzelfsprekend om te doen wat de buurman doet of wat de verzekeraar vergoedt. Alles begint bij de vraag: wat wil je zélf?’

‘Ons team is ons grootste kapitaal, dus verdient het veel aandacht’

Huisartsenpraktijk Prelude in Alphen aan de Rijn heeft in totaal een kleine veertig medewerkers. ‘In 2007 besloten we als zeven praktijkhouders te fuseren tot één volledige maatschap’, vertelt huisarts Erik Pleij. De teamsamenstelling was een onderwerp dat daarbij aparte aandacht verdiende. ‘Ieder nam eigen doktersassistentes en praktijkondersteuners mee. Gaandeweg heeft zich dat ontwikkeld tot waar we nu zijn: zestien doktersassistentes, vijf POH’s, drie POH’s-GGZ, vijf waarnemers, een praktijkmanager en drie huisartsen-in-opleiding. En nog altijd die zeven huisartsen.’

De samenstelling en ontwikkeling van het ondersteunende team staat zo nu en dan op de agenda van de maatschapsvergadering. ‘Eén keer per jaar hebben we een maatschapsweekend. Dan spreken we regelmatig over de ontwikkelingen in de huisartsenzorg en hoe wij daarmee om willen gaan.’

Het huidige team is ontstaan uit een samenspel van financieringsmogelijkheden en eigen visie, vertelt Pleij. ‘Van de POH-GGZ zagen we bijvoorbeeld al snel dat die een hele goede toevoeging is voor de praktijk. Als er dan ook financieringsruimte is, pas je daar je organisatie op aan.’

‘We zijn ons ervan bewust dat het personeel ons grootste kapitaal is, en daarmee ook onze grootste kwetsbaarheid. Dat vraagt dus ook de meeste effort. Het bewustzijn dat het team voortdurend aandacht verdient, is in mijn ogen een belangrijk startpunt.’

Een groot team wil niet per se zeggen dat er veel specialisaties moeten of kunnen zijn, vindt Pleij. Binnen het team van doktersassistentes zijn de taken wel tot op zekere hoogte verdeeld. Een vaste verpleegkundig specialist krijgt de praktijk voorlopig niet – al zijn er 17.000 patiënten. ‘We hebben onlangs een verpleegkundig specialist in opleiding gehad en hebben als praktijkhouders besloten dat we alleen met verpleegkundig specialisten gaan werken als we er bijvoorbeeld drie of vier kunnen aannemen. Dan krijgt zo’n functie echt wat body in de verhouding met andere functies in de praktijk. Als er maar één verpleegkundig specialist werkt, wordt die om zo te zeggen vrij snel over het hoofd gezien. Voor iedereen in de praktijk moet duidelijk zijn welk stroompje patiënten naar die verpleegkundig specialist moet. Wij zitten bovendien met het praktische probleem dat we op dit moment simpelweg niet een kamer over hebben waarin een verpleegkundig specialist kan werken.’

Pleij vindt de LHV-handreiking over het ondersteunende team ‘goed door z’n compleetheid, met allerlei interessante doorlinks’. Niet alleen beginnende praktijkhouders, maar juist ook ‘doorgewinterde solisten’ kunnen er iets aan hebben, schat hij in. ‘Een van de valkuilen van een solist – ik ben er zelf één geweest – is dat je denkt dat je allemaal wel weet hoe het zit. Niemand spreekt je tegen, tenslotte. Juist dan is het goed om jezelf zo nu en dan wat vragen te stellen. Ik denk dat de handreiking ons zeker had kunnen helpen, toen we met zeven solisten samengingen in één praktijk. Allerlei vragen komen systematisch aan de orde en het is toch ook wel fijn om je eigen ideeën te kunnen afzetten tegen wat anderen elders in het land doen qua formatie.’

‘Type medewerker is voor mij belangrijker dan functie’

Marieke Poley opende ruim twee jaar geleden een nulpraktijk in Hendrik-Ido-Ambacht. Haar eerste medewerker was een POH met wie ze ooit de gezamenlijke droom had om samen een praktijk te beginnen. ‘Eigenlijk had ik natuurlijk allereerst een

assistente nodig, maar gelukkig vond deze POH het geen enkel probleem om de eerste tijd veel assistentewerk te doen. Dat is ook hoe ik kijk naar de samenstelling en groei van een team: mijn ‘dreamteam’ bestaat niet uit bepaalde functies, maar uit bepaalde types mensen. Ik wil graag mensen die vanuit een zekere autonomie werken en die hart voor de praktijk hebben. Toen ik een assistente zocht, dacht ik in eerste instantie aan een door de wol geverfde assistente, maar het werd uiteindelijk iemand die net van de opleiding kwam en ontzettend enthousiast en betrokken is.’

De praktijk van Poley is in ruim twee jaar uitgegroeid tot een normpraktijk. Haar team groeide mee en bestaat inmiddels uit twee assistentes die samen de hele week dekken, een POH, een POH-GGZ, een waarnemer en via de zorggroep op projectbasis een praktijkmanager. Volgend jaar wordt in Hendrik-Ido-Ambacht een nieuwbouwwijk opgeleverd waarin nog eens 3000 mensen komen wonen, dus er is ruimte voor verdere groei. ‘Die ambitie heb ik enerzijds ook, maar de gemeente werkt al jarenlang plannen op het gebied van huisvesting tegen, tot frustratie van de voltallige hagro. Misschien moet ik dus mijn dromen bijstellen en de praktijk binnenkort sluiten voor nieuwe patiënten. Dat zou betekenen dat mijn team voorlopig blijft zoals het nu is.’

Afgelopen voorjaar verhuisde de praktijk van Poley naar een grotere locatie. Door die verhuizing en de groei van het team is ze veel meer in een sturende rol terechtgekomen, merkt ze. ‘Ik heb in de begintijd meegelift op collega-praktijken qua huisvesting en ondersteuning. Nu is het echt tijd om sturing te geven en mijn eigen visie door te voeren in de praktijk. Dat is tegelijk heel moeilijk en heel leuk. Sinds kort hebben we bijvoorbeeld een dagstart en dagsluiting. Ik merk dat dat veel structuur en duidelijkheid geeft. Ik ben er ook bewust mee bezig echt werkgever te blijven en niet té vriendschappelijk met het team om te gaan. Ook dat is heel leerzaam.’

Poley vindt de handreiking van de LHV een mooi document dat alle functies nog eens op een rij zet. ‘Het is bijvoorbeeld interessant om eens wat meer te lezen over de verpleegkundig specialist en de physician assistent. Mocht mijn praktijk toch gaan groeien, dan zou ik een van die functies best overwegen, gezien de goede ervaringen die ik in een eerdere praktijk daarmee heb gehad. Vooropgesteld natuurlijk dat het vooral klikt met de persoon in kwestie.'

De vijf fases van teamontwikkeling – naar het model van Tucman – die in de handreiking staan beschreven, zijn voor Poley erg herkenbaar. ‘Vooral omdat je als team die fases steeds opnieuw doorgaat. We zaten op onze vorige locatie toch echt al wel dicht bij de prestatiefase. Met een groeiend team op een nieuwe plek zitten we nu weer in de stormfase.’

Stap voor stap naar het ideale team

Deze factoren zijn van invloed op wat in uw praktijk het ideale team is:

Visie

Hoe denkt u over de huisartsenzorg en over uw eigen praktijk?

Huidige en toekomstige zorgvraag

Wat hebben uw patiënten nodig?

Strategische personeelsplanning

Wie heeft u wanneer en waarom nodig in uw team?

Kengetallen en bekostiging

Hoe ziet de bekostiging van het ondersteunend team eruit?

Met vragen over uw ondersteunend team kunt u terecht bij de LHV. De LHV Academie biedt nascholing over bijvoorbeeld leidinggeven, functioneringsgesprekken en duurzame inzetbaarheid. Wilt u geïnspireerd worden door de keuzes van collega’s? Kijk op meertijdvoordepatient.lhv.nl