Lean procesanalyse

 

met behulp van makagami

Een makigami geeft veel inzicht in wat alle praktijkmedewerkers doen in de praktijk rondom 1 proces. Vaak zit hier overlap in tussen medewerkers (dus worden er dezelfde acties uitgevoerd door meerdere personen), of voert de ene medewerker de stappen net wat anders uit dan de andere. Dit kan veel extra werk opleveren of het proces ingewikkelder maken. Daarnaast kunnen veel stappen vaak eenvoudiger, of kunnen er stappen overgeslagen worden met een nog beter eindresultaat. Het gaat om het maken van het optimale proces met zo min mogelijk inspanningen van de juiste personen op het juiste moment met het oog op een goed eindresultaat.

Leerdoel
  • Inzicht in knelpunten in de praktijk krijgen,
  • Inzicht in de rol van de huisarts in de praktijkprocessen,
  • Inzicht op welke manier je invloed hebt om processen te verbeteren,
  • Inzicht krijgen in het feit dat je heel veel knelpunten zelf creëert.
Inhoud workshop

Knelpunt onderzoeken
Een procesanalyse maken van een knelpunt waar iedereen veel last van heeft. Als voorbeeld drukte aan de telefoon, agendabeheer etc. Vooraf dienen er metingen verricht te worden door de praktijkmedewerkers. Deze metingen betreffen het aantal keer een knelpunt voorkomt, op welk moment en bij wie.

De analyse van de stappen van het proces wordt gedaan op een gestructureerde manier (PDCA) en het aanleren om hierin grondig en doeltreffend te werk te gaan:

  • Vaststellen wat het begin en het einde van het proces is
  • Vaststellen welke professionals in dit proces een rol spelen
  • Bevragen wat de opeenvolgende stappen zijn
  • Wat is het doel en wat willen we bereiken

Voor alle disciplines in de huisartsenpraktijk geeft dit inzicht in welke acties zij uitvoeren en welke niet, wat van meerwaarde is voor de praktijkvoering en wat deze acties van uitwerking hebben op andere medewerkers. Daarnaast zet het maken van deze makigami iedereen aan tot het nadenken over processen, en leert om deze in de toekomst kritisch met een metaview te bekijken.

 

Oplossingen bedenken:

Een nieuw proces wordt bedacht door de dezelfde deelnemers als dagdeel 1. Hierin worden zoveel mogelijk verspillingen, die in het huidige proces aanwezig zijn, geëlimineerd.

Allereerst wordt een ‘roze wolk’ gecreëerd door de deelnemers. Zij moeten nadenken over oplossingen voor het proces, zonder daarbij gehinderd te worden door praktische belemmeringen. Dit geeft goede inzichten en leert iedereen om out of the box te denken.

Daarna worden de processtappen die in dagdeel 1 bestempeld zijn als ‘waardetoevoegend’ in ieder geval meegenomen in het nieuwe proces. Processtappen die noodzakelijk zijn en processtappen die knelpunten oplossen of verbeteren worden toegevoegd om het proces compleet te maken.

Bij het maken van dit nieuwe proces komen vanzelf actiepunten naar voren om het proces daadwerkelijk ook in te kunnen voeren in de praktijk. Denk daarbij aan het maken van Een-punt-lessen (EPL) en taakanalyses.

Praktische informatie

DoelgroepApotheekhoudend huisarts
Apothekersassistente
Doktersassistente
Hid(ha)
Kwaliteitsmedewerker
POH-GGZ
Praktijkhouder
Praktijkmanager
Praktijkondersteuner
Waarnemer
Contact

Contact 
Voor meer informatie kunt u per e-mail contact opnemen met de LHV Academie of bel 085-0480072.

Programma

1e bijeenkomst onder begeleiding: Duur 4 uur
18.00 – 18.30 Presentatie met uitleg over een procesanalyse
18.30 – 18.45 Vaststellen begin en eind van proces / knelpunten / doel bepalen
18.45 – 20.00 Analyse stappen proces
20.00 – 20.15 Pauze
20.15 – 21.30 Analyse stappen proces
21.30 – 21.45 Vastleggen doorlooptijd en werktijd / doel en knelpunten nalopen /    waardetoevoegende stappen markeren
21.45 – 21.50 Actiepunten vastleggen gekoppeld aan persoon
21.50 – 22.00: Evaluatie en afsluiting en vervolgafspraak maken

2e bijeenkomst oder begeleiding: Duur 4 uur
18.00 – 18.15 Welkom en introductie
18.15 – 18.30 Gezamenlijk makigami dagdeel 1 doornemen
18.30 – 18.50 Roze wolk maken (wat zou een ieder willen als dit proces goed zou verlopen)
18.50 – 20.00 Nieuw proces bedenken
20.00 – 20.15 Pauze
20.15 – 21.15 Nieuw proces vastleggen
21.15 – 21.30 Nieuw proces checken aan eerder vastgelegde knelpunten en doelen
21.30 – 21.45 Actiepunten vastleggen gekoppeld aan persoon
21.45 – 22.00 Evaluatie en afsluiting en vervolgafspraak maken

3e bijeenkomst onder begeleiding: Duur 4 uur
18.00 – 18.30 Invoeringsplan presenteren. Stand van zaken presenteren
18.30 – 19.00 Leren om knelpunten in uitvoering/proces analyseren, bespreken en feedback
19.00 – 21.30 Maken van taakanalyses en EPL doornemen en leren deze verder te
                       verbeteren / optimaliseren en over te dragen aan collega’s.
21.30 – 22.00 Evaluatie en vastleggen vervolgtraject in praktijk.

 

Trainer(s)

Margareth Heuveling werkte lang in de gezondheidszorg, voordat zij begon als LEAN-specialist. In diverse bedrijven voerde ze de begrippen ‘continu verbeteren’ en ‘LEAN’ in. Ze merkte dat het werken met mensen in een zorginstelling niet veel anders is dan werken met mensen in een bedrijf. Het zoeken naar de bronoorzaak van een probleem is hetzelfde proces. Samen zoeken naar oplossingen, daar gaat om. Ze heeft veel ervaring met de implementatie van LEAN in huisartsen- en tandartspraktijken, apotheken en ziekenhuizen.

Ulrich Schultz is sinds 1996 huisarts in Deurne en raakte besmet met het LEAN-virus. Hij is ervan overtuigd dat werken volgens de LEAN-methode alleen maar voordelen kent. Het geeft veel rust in de dagelijkse praktijkvoering en helpt om efficiënter te werken. Dat iedereen in de praktijk zich kan bezighouden met zijn of haar kerntaak, dat is toch wat iedereen graag wil?

 

Bijzonderheden

Deze training wordt alleen op aanvraag/ in company aangeboden
Deze cursus is onderdeel van het vaste programma en kan daarnaast op aanvraag op een door u gewenste locatie worden gegeven. U bepaalt zelf de samenstelling van de groep bestaande uit 6 personen. In overleg met de LHV Academie kan een datum worden vastgesteld.

Totaal 3 dagdelen, van 4 uur. Kan op elk moment van de dag gepland worden. Van belang is dat er een rustige ruimte is waar niemand gestoord kan worden. Concentratie is van belang!

Algemene voorwaarden LHV Academie 
Op alle nascholingen van de LHV Academie zijn de Algemene voorwaarden LHV Academie van toepassing.