Spring naar content

LHV-vergelijkingstabel Digitale tools voor vaccinatie-afspraken

De organisatie en logistiek van de vaccinatierondes heeft flink wat voeten in de aarde. Een digitale tool om afspraken te plannen, kan helpen om het proces te versimpelen. Maar welke tool is handig? En wat past het beste bij de aanpak in uw praktijk? De LHV adviseert en vergelijkt tools voor u.

De HIS’en zijn niet standaard uitgerust voor grote planningsklussen zoals het plannen van de vaccinatie-afspraken. Vaccinatiespreekuren aanmaken kan daardoor tijdrovend zijn. Gelukkig zijn er verschillende digitale tools beschikbaar die u kunt gebruiken. Wij zetten een aantal digitale tools naast elkaar in een vergelijkingstabel.

De voordelen van de LHV-vergelijkstabel:

  • Filteren op een passende tool voor uw praktijk
  • Alle genoemde toepassingen zijn AVG-proof
  • Regelmatig bijgewerkt met nieuwe informatie over aanbieders

Verwerkersovereenkomst

Vergeet niet om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met de leverancier als u een planningstool besluit te gebruiken.

  1. Wilt u de patiënt de mogelijkheid bieden om zelf zijn afspraak in te plannen of wilt u hierover zelf de regie behouden?
  2. Op welke wijze wilt u de selectie-informatie uit uw HIS gebruiken voor de planningstool?
  3. Wilt u met deze tool ook over de afspraak kunnen communiceren met uw patiënten (bijvoorbeeld het invullen van de gezondheidsverklaring, informed consent, reminder versturen)?
  4. Moet het mogelijk zijn dat de afspraak gewijzigd kan worden, en zo ja, alleen door u of ook door de patiënt zelf?
  5. Wat zijn de kosten die voor u van toepassing zijn? Let hier vooral op dat als er gerekend wordt met kosten per gemaakte afspraak, dit bedrag snel kan oplopen.
  6. Wilt u met meerdere praktijken van dezelfde tool gebruik maken? Wat zijn dan de mogelijkheden?

Een goede tool is handig, maar het is ook belangrijk dat u het afsprakenproces goed inricht. Een paar tips voor u:

  • Overweeg voor vaccinatievragen een aparte toets in het keuzemenu van uw telefooncentrale in te stellen. U kunt hier ook een apart e-mailadres voor instellen. Zo houdt u gemakkelijker vaccinatievragen gescheiden van overige vragen.
  • Wijs per praktijk één huisarts aan als ‘medische coördinator vaccinaties’.
  • Geef aan patiënten een deadline aan tot wanneer zij een afspraak kunnen maken.
  • Verzoek patiënten te bellen/mailen als ze willen annuleren, bijvoorbeeld omdat ze er van afzien, ziek zijn, niet kunnen enzovoort. Zo houdt u inzicht in de mensen die niet meer opgeroepen hoeven te worden of juist later alsnog opgeroepen moeten worden.
  • Zorg voor een reservelijst met personen die u kunt oproepen als u op het laatste moment afmeldingen krijgt.
  • Neem op uw praktijkwebsite informatie op over hoe het vaccineren vanuit uw praktijk verloopt, eventueel in de vorm van veelgestelde vragen en antwoorden.

Meer informatie over het vaccineren vindt u in de NHG-praktijkhandleiding COVID-19-vaccinatie.

Deel uw ervaringen

Heeft u al ervaring met een afsprakentool? Kent u een tool die nog niet in onze keuzetabel staat? Of heeft u een andere goede oplossing gevonden voor uw praktijk? Deel uw ervaringen met collega’s op HAweb.