Spring naar content

Tips over de registratie na het vaccineren

Het registreren van de covid-vaccinaties die u uitvoert, verloopt wat anders dan u gewend bent vanuit de griepprikken. Bij deze vaccinaties moet namelijk ook geregistreerd worden of de gevaccineerde patiënt toestemming heeft gegeven voor uitwisseling met het RIVM-systeem. Omdat we er geregeld vragen over krijgen, geven we u hierbij wat tips voor hoe u die registratie in uw HIS en de uitwisseling met RIVM succesvol kunt laten verlopen.

Tips

Het beste is om de registratie zo snel mogelijk na de vaccinatiedag uit te voeren. In de NHG-praktijkhandleiding wordt gesteld dat binnen 24 uur te doen. Zo blijven de vaccinatiecijfers zo actueel mogelijk.

Gebruik de COVID-module die uw leverancier aanbiedt. Gebruik waar nodig de handleiding die uw leverancier u heeft gestuurd.

Bij de registratie noteert u 4 zaken in het patiëntdossier in het HIS:

  • in de medicatieregel het toegediende vaccin
  • het batchnummer
  • in de S-regel of de patiënt voor de eerste vaccinatie een bewezen COVID-infectie heeft doorgemaakt. In dat geval is een tweede vaccinatie namelijk in principe niet nodig.
  • of een patiënt toestemming heeft gegeven voor het delen van de vaccinatiegegevens met de landelijke RIVM-database CIMS (opt-in).

We horen dat niet iedereen meteen bij de registratie ook de opt-in voor registratie in CIMS verwerkt. Dat is zonde, want daardoor hebt u dubbel werk, want u moet tweemaal alle dossiers langs van gevaccineerden.

Ook is daardoor het risico dat de vaccinatiecijfers in het CIMS wat achterlopen op de daadwerkelijke gezette prikken.

In sommige gevallen is de praktijk-AGB-code verkeerd ingesteld in het HIS of bij het RIVM. Het is dan niet goed te controleren of de door u geregistreerde gegevens dan wel bij RIVM binnen komen. Controleer daarom of uw juiste praktijk AGB-code staat ingesteld in het HIS. Klopt deze niet, geef dan de juiste AGB- code door aan uw HIS-leverancier.

Dit is een belangrijke stap. Want als BSN’s van patiënten niet gevalideerd zijn, kunnen de gegevens niet worden uitgewisseld met de landelijke database CIMS als iemand daar wel toestemming voor heeft gegeven. Dan kan uw patiënt straks geen vaccinatiebewijs verkrijgen via CIMS.

Het is wettelijk verplicht om het BSN-nummer van uw patiënten te hebben geverifieerd. Dit betekent dat u bij de SBV-z heeft gecontroleerd dat de NAW-gegevens en het BSN bij elkaar horen en kloppen. Zodat u zeker te weten de juiste persoon ingeschreven heeft staan. Op deze pagina wordt dat verder uitgelegd.

De BSN-verificatie wordt geregistreerd in het HIS. In de handleiding van uw HIS-leverancier vindt u hoe u dat moet doen.

Als u een nieuwe patiënt inschrijft moet u een WID-check uitvoeren. Dan checkt u niet alleen het BSN-nummer, maar aan de hand van een persoonsbewijs controleert u of degene die zich inschrijft ook degene is die hij/zij zegt te zijn. Het verifiëren van het BSN is ook onderdeel van die WID-check.

De verificatie wordt vastgelegd in het HIS.

Als patiënten die bij uw praktijk staan ingeschreven, zijn gevaccineerd door het mobiele team vanuit de huisartsenpost, dan moeten deze vaccinaties in uw HIS worden geregistreerd. Het betreft patiënten in kleinschalige woonvormen met een Wlz-indicatie voor ouderenzorg en zorg voor verstandelijk gehandicapten, én patiënten met een Wlz-indicatie in kleinschalige GGZ-instellingen. Die laatste groep is vanuit een beperkt aantal huisartsenposten gevaccineerd.

De huisartsenpost (of woonvorm in het geval van kleinschalige GGZ-instellingen) moet bij uw praktijk de vaccinatiegegevens aanleveren en u verwerkt deze zoals u dat ook doet bij een patiënt die vanuit uw praktijk zelf is gevaccineerd.

Let op: Dit geldt alleen voor de groep patiënten die vanuit de HAP zijn gevaccineerd, niet voor ingeschreven patiënten die door de GGD, ziekenhuis of elders zijn gevaccineerd. 

Vragen?

Heeft u vragen over de registratie van al deze zaken in uw HIS? Neemt u dan contact op met uw HIS-leverancier.

Ieder HIS heeft uitgebreid met RIVM de gegevenskoppeling getest. Echter, ook in de techniek kan soms iets misgaan. Heeft u alle stappen goed doorlopen en hoort u toch van patiënten dat zij ten onrechte niet in het RIVM-register staan dan wel geen vaccinatiebewijs kunnen downloaden via CoronaCheck? Neem dan contact op met de helpdesk van uw HIS-leverancier. Zij kunnen dan analyseren waar er in de aanlevering naar het RIVM iets mis gaat.