Voor en door huisartsen
 

Kosten informatieverstrekking

 
 
Mogen huisartsen geen kosten meer rekenen voor informatieverstrekking sinds de AVG? Moet u zelf opdraaien voor de kosten van het aangetekend opsturen van een kopie van een dossier? De LHV krijgt geregeld deze en andere vragen van leden over het verstrekken van informatie aan patiënten of derden. We hebben daarom de actuele stand van zaken voor u op een rijtje gezet.

Regels rondom (kosten voor) informatieverstrekking 

Of u de gevraagde informatie mag verstrekken en of u daarvoor kosten mag rekenen, hangt af van twee factoren: wie de informatie opvraagt (de patiënt zelf/diens wettelijke vertegenwoordiger óf een derde persoon/instantie) én hoe de informatie verstrekt moet worden (door het verstrekken van een kopie van het dossier of het beantwoorden van gerichte vragen). De verschillende situaties hebben we hieronder geclusterd in 3 opties. Een uitleg per optie kunt u lezen door op de koppen te klikken.

1. Informatie/dossier verstrekken aan de patiënt zelf

Algemene lijn:
Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018 mag u voor het verstrekken van een afschrift van het medisch dossier of van gegevens daaruit geen vergoeding meer vragen. De regeling over de vergoeding voor een afschrift (artikel 456 Wgbo) is daarmee komen te vervallen.

U mag dus ook geen portokosten doorberekenen aan de patiënt. Wij raden het af om medische gegevens per (niet-aangetekende) post te versturen, om te voorkomen dat deze in handen komen van onbevoegden. Het heeft daarom de voorkeur dat de patiënt de kopie van zijn dossier zelf komt halen en uw assistente, zo nodig, vraagt zich voor overhandiging te identificeren, zodat u de identiteit van de patiënt kunt controleren. Een andere mogelijkheid is dat u een pdf maakt van de medische gegevens en deze via beveiligde mail naar de patiënt stuurt (naar een voor u bekend e-mailadres van de patiënt).

Het recht op een kosteloos afschrift van (een deel van) het dossier geldt ook voor de vertegenwoordiger, advocaat of juridisch adviseur van de patiënt. Voorwaarde is wel dat deze persoon hiervoor aantoonbare toestemming/ een schriftelijke machtiging heeft van de patiënt.

Het beantwoorden van gerichte, schriftelijke vragen vallen niet onder het recht op een kosteloos afschrift. Daarvoor moet de betreffende huisarts immers tijd steken in het beantwoorden van de vragen, dit gaat verder dan het selecteren van gegevens uit het medisch dossier.

De uitzonderingen:
Op de hoofdregel dat u patiënten kosteloos een afschrift van het medisch dossier moet geven als zij daarom verzoeken, bestaan drie uitzonderingen.
U mag een ‘redelijke vergoeding’ vragen als:

  1. De patiënt om meer dan één kopie of afschrift verzoekt, of
  2. Regelmatig om een kopie of afschrift verzoekt; of
  3. Als het verzoek buitensporig is, bijvoorbeeld als een patiënt heel vaak verzoeken tot het verstrekken van een afschrift indient. In dat geval mag u het verzoek ook weigeren.

Alleen in een van deze gevallen mag u een redelijke vergoeding voor het afschrift vragen. Maar wat een ‘redelijke vergoeding’ is, is nog niet duidelijk. Ook de Autoriteit Persoonsgegevens heeft hier geen standpunt over ingenomen. Vooralsnog kunt u bijvoorbeeld denken aan de kosten van een cd of usb-stick, de portokosten (bij dikke of aangetekende pakketten als de patiënt het afschrift niet wil ophalen en vraagt om toezending per post), of een redelijke vergoeding per gekopieerde pagina. Het wordt aangeraden om hier vooraf duidelijke informatie te geven, bijvoorbeeld in de privacyverklaring op uw website.

2. Informatie verstrekken aan derden

Huisartsen krijgen regelmatig het verzoek om (medische) informatie te verstrekken aan derden. Het gaat dan vaak om informatie uit het dossier van een patiënt. Daarin staat immers veel informatie die ook voor anderen relevant kan zijn. Of u hiervoor kosten mag rekenen en aan welke voorwaarden moet worden voldaan, hangt af van wie deze derde is: een vertegenwoordiger van de patiënt of een andere persoon/partij.

a. Informatie verstrekken aan een vertegenwoordiger van de patiënt

Een formele vertegenwoordiger van de patiënt is bijvoorbeeld een ouder in het geval van een minderjarige of een juridisch vertegenwoordiger zoals een advocaat of juridisch adviseur (klik hier voor meer uitleg over wettelijke vertegenwoordigers en gegevensuitwisseling). Zo’n vertegenwoordiger heeft – net als de patiënt zelf – recht op inzage en dus recht op een kosteloos afschrift van (een deel van) het dossier.

Als het gaat om een verzoek om informatie van een juridisch vertegenwoordiger, is ons advies om:

  1. Aan te dringen op gerichte schriftelijke vragen.
  2. Als dat niet voldoet, dan een pdf te maken van de gevraagde gegevens en deze beveiligd toe te sturen.
  3. Als de juridisch vertegenwoordiger daar niet mee akkoord gaat, een print te maken en de gegevens te laten ophalen door de patiënt. 

Eén uitzondering: wanneer u van mening bent dat het verstrekken van deze informatie in strijd is met goed hulpverlenerschap, moet u zich hiervan onthouden.

b. Informatie verstrekken aan overige derden

Als andere derden verzoeken om medische gegevens, dan mag u deze gegevens alleen maar verstrekken als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • de patiënt heeft gerichte toestemming gegeven (of als u daartoe wettelijk bent verplicht; zie toelichting hieronder);
  • de vragende partij heeft aangegeven over welke gegevens hij al beschikt en welke aanvullende informatie hij van u wil weten;
  • u beperkt zich tot feitelijke gegevens en bevindingen over de gezondheid van de patiënt (u dient geen oordeel te geven);
  • de communicatie verloopt bij voorkeur tussen artsen onderling;
  • u maakt een aantekening in het medisch dossier dat deze gegevens zijn gevraagd en verstrekt.

Het heeft de voorkeur dat de patiënt een schriftelijke, gerichte medische machtiging geeft om toestemming te geven. Zo verstrekt een patiënt aan de huisarts toestemming voor het verstrekken van bepaalde medische gegevens aan een bepaalde derde. Indien nodig, kunt u met deze machtiging aantonen dat u de vereiste toestemming heeft verkregen.

Een dergelijk verzoek van een derde valt niet onder het recht op kosteloze verstrekking van informatie aan de patiënt zelf. Ook het beantwoorden van gerichte schriftelijke vragen over de medische situatie van uw patiënt valt buiten het recht van de patiënt op het kosteloos verkrijgen van een afschrift van (een gedeelte van) het medisch dossier. Deze schriftelijke informatieverstrekking gaat namelijk verder dan alleen een uitdraai van (een gedeelte van) het medisch dossier.

De voorwaarden voor declaratie van het tarief informatieverstrekking zijn per 2019 veranderd. Sinds 1 januari 2019 mag de huisarts voor schriftelijke informatieverstrekking aan derden (al dan niet via de patiënt) een tarief  in rekening brengen (zie de NZa-tarieven op onze site voor het actuele tarief). Dit tarief geldt dus niet alleen meer voor informatieverstrekking aan verzekeringsartsen en bedrijfsartsen, maar ook voor informatieverstrekking aan letselschadeadvocaten, notarissen etc. Dat tarief is alleen van toepassing als het gaat om het beantwoorden van schriftelijke vragen, niet als de patiënt of diens (wettelijk) vertegenwoordiger (zie onderdeel 2a) verzoekt om een afschrift van (een deel van) het dossier. De LHV vindt echter dat hier, net als voor een aantal andere prestaties, een vrij tarief moet komen. Daar blijven we ons voor inzetten.

LET OP: dit tarief mag u niet in rekening brengen bij instanties die u op basis van een wettelijke verplichting informatie moet verstrekken over de medische gezondheidstoestand van patiënten. Hieronder vallen informatieverzoeken op basis van de Zvw, Wmo, Wlz, Bopz (vanaf 2020 de Wet Zorg en Dwang en de Wet verplichte ggz) en Jeugdwet.

3. Opvragen van informatie ten bate van derden via de patiënt

Het komt nog geregeld voor dat officiële instanties (denk aan het UWV, een arbodienst of een gemeente) patiënten verzoeken een afschrift van hun hele medisch dossier op te vragen en dit aan hen te overhandigen, in het kader van de beoordeling van een aanvraag voor een bepaalde voorziening (zoals een uitkering). Zo bleek ook uit een peiling van de LHV in 2016.

Ondanks dat patiënten recht hebben op een afschrift van ‘hun’ medische dossier, raadt de LHV u af het volledige dossier over te dragen. Het medisch dossier bevat mogelijk gegevens die niet voor het beoordelen van de aanvraag in kwestie noodzakelijk zijn. Het overdragen van méér gegevens dan benodigd, is dan niet proportioneel. Wij adviseren u om dit met de patiënt te bespreken en uit te leggen dat de betreffende instantie zich zelf bij de huisarts moet melden met een verzoek om informatie, met toestemming van de patiënt én met een gerichte uitvraag. Dan gelden weer de voorwaarden en tarieven zoals hierboven beschreven onder 2b.

Let op: wanneer een advocaat of ander formeel vertegenwoordiger een afschrift van het medisch dossier namens de patiënt opvraagt, bent u wel gehouden dit kosteloos te verstrekken. Zie hiervoor de uitleg onder 2a.