Voor en door huisartsen
 

Alles over functioneringsgesprekken voeren

 
 
Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen de huisarts/manager en de medewerker over het functioneren van de medewerker en van de organisatie.

Het is uitdrukkelijk een tweezijdig gesprek waarin:

  • het functioneren en de verbeterpunten van de medewerker worden besproken;
  • het functioneren van de organisatie en van u als leidinggevende wordt besproken.

Het moet leiden tot gezamenlijke afspraken, die op papier worden gezet en bewaard in het personeelsdossier.

Tip: lees ook de volgende artikelen:

De belangrijkste kenmerken van het functioneringsgesprek:

  • Het betreft een formeel en vertrouwelijk gesprek over het werk.
  • Het is een middel om knelpunten in het werk weg te nemen en motivatie te bevorderen.
  • Het gesprek heeft een evaluerend karakter en richt zich op de toekomst.
  • U hebt als huisarts/manager een begeleidende rol. De medewerker neemt actief deel aan het gesprek.

Lees ook: Verschil tussen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek.

U wilt functioneringsgesprekken gaan voeren, hoe pakt u dat aan?

Voorbereiding

Draagvlak en vertrouwen ontwikkelen

  • Bespreek uw voornemen om functioneringsgesprekken te houden met uw medewerkers.
  • Verstrek op tijd informatie aan medewerkers. Geef aan wat het doel is van de gesprekken en welke onderwerpen worden besproken. Geef aan dat een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek is.
  • Geef aan hoe medewerkers zich op het gesprek kunnen voorbereiden.

De organisatie van de gesprekken

  • Kondig het gesprek op tijd aan en maak afspraken over datum en tijdsduur.
  • Voer het gesprek in een rustige ruimte, waar u zo min mogelijk wordt gestoord.
  • Voer de gesprekken in een vooraf vastgestelde periode. Bijvoorbeeld functioneringsgesprekken in maart en augustus en beoordelingsgesprekken in december.
  • Zorg dat u en uw medewerker zich vooraf voorbereiden op het gesprek. Maak hierbij gebruik van een vragenlijst (voorbeelden kunt u hiernaast downloaden). Ook de functiebeschrijving of het competentieprofiel kunnen als leidraad worden gebruikt.

Hoe bereidt u zelf het functioneringsgesprek voor?

  • Bedenk waarover u het wilt hebben.
  • Bedenk welke informatie u van uw medewerker wilt krijgen.
  • Bedenk wat u met het gesprek wilt bereiken.
  • Vraag de medewerker naar onderwerpen die zij wil bespreken.
  • Verras medewerkers niet met onverwachte vragen waarover ze niet eerder hebben nagedacht.

Het verloop van een functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek omvat de volgende fasen:

  1. Startfase: Opening gesprek, doel, procedure, agenda opstellen en inventarisatie onderwerpen.
  2. Algemene fase: Terugkomen op het vorige functioneringsgesprek en evaluatie van de afspraken die toen zijn gemaakt.
  3. Bespreekfase medewerker: De medewerker brengt haar bespreekpunten in en licht deze toe.
  4. Bespreekfase huisarts/manager: U licht uw bespreekpunten toe.
  5. Discussiefase: U reageert op elkaars bespreekpunten en zoekt samen naar mogelijkheden en oplossingen. U stelt hierbij de ontwikkelingspunten vast.
  6. Afsprakenfase: De mogelijkheden en oplossingen worden samengevat en deze worden omgezet in afspraken. Wie gaat welke actie ondernemen en wanneer?
  7. Afrondingsfase: U vat alle afspraken samen en vraagt hoe uw medewerker het gesprek ervaren heeft.

Afspraken

Wanneer er afspraken zijn gemaakt tijdens het functioneringsgesprek, dan kunnen deze bijvoorbeeld gaan over:

  • taakstelling in de komende periode en de evaluatie hiervan na afloop van die periode;
  • ontwikkeling van bepaalde competenties;
  • eventuele opleiding in de komende periode;
  • concrete aandachtsgebieden van de huisarts/manager voor wat betreft (extra) begeleiding;
  • de arbeidsomstandigheden waaronder de functie wordt uitgevoerd.

Verslaglegging

In het verslag worden conclusies en afspraken vastgelegd. Zowel medewerker als huisarts/manager ondertekenen dit verslag. Een voorbeeld van een functioneringsverslag kunt u hiernaast downloaden.

Als u geen overeenstemming hebt met uw medewerker over het verslag, hanteert u de volgende spelregels:

  • Is er een verschil van mening over de verslaglegging, zorg dan dat beide standpunten in het verslag worden opgenomen.
  • Wanneer het verschil van mening over de inhoudelijke afspraken gaat, maak dan een vervolgafspraak voor een extra gesprek om het meningsverschil of het knelpunt uit te praten.

Zie ook