Alles over functioneringsgesprekken voeren

 
Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen de huisarts/manager en de medewerker over het functioneren van de medewerker en van de organisatie.

Het is uitdrukkelijk een tweezijdig gesprek waarin:

  • het functioneren en de verbeterpunten van de medewerker worden besproken;
  • het functioneren van de organisatie en van u als leidinggevende wordt besproken.

Het moet leiden tot gezamenlijke afspraken, die op papier worden gezet en bewaard in het personeelsdossier.

Tip: lees ook de volgende artikelen:

De belangrijkste kenmerken van het functioneringsgesprek:

  • Het betreft een formeel en vertrouwelijk gesprek over het werk.
  • Het is een middel om knelpunten in het werk weg te nemen en motivatie te bevorderen.
  • Het gesprek heeft een evaluerend karakter en richt zich op de toekomst.
  • U hebt als huisarts/manager een begeleidende rol. De medewerker neemt actief deel aan het gesprek.

Lees ook: Verschil tussen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek.

U wilt functioneringsgesprekken gaan voeren, hoe pakt u dat aan?

Voorbereiding

Draagvlak en vertrouwen ontwikkelen

  • Bespreek uw voornemen om functioneringsgesprekken te houden met uw medewerkers.
  • Verstrek op tijd informatie aan medewerkers. Geef aan wat het doel is van de gesprekken en welke onderwerpen worden besproken. Geef aan dat een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek is.
  • Geef aan hoe medewerkers zich op het gesprek kunnen voorbereiden.

Tip: Gebruik de gesprekskaart om met uw medewerker het gesprek aan te gaan. 

De kaart bestaat uit een overzicht met vragen uit verschillende invalshoeken. Zowel de situatie op de werkvloer als de talenten, wensen en omstandigheden van de medewerker worden belicht. De medewerker en leidinggevende kunnen vragen selecteren die het beste passen bij de situatie en daarover in gesprek gaan. Bekijk de gesprekskaart

 

De organisatie van de gesprekken

  • Kondig het gesprek op tijd aan en maak afspraken over datum en tijdsduur.
  • Voer het gesprek in een rustige ruimte, waar u zo min mogelijk wordt gestoord.
  • Voer de gesprekken in een vooraf vastgestelde periode. Bijvoorbeeld functioneringsgesprekken in maart en augustus en beoordelingsgesprekken in december.
  • Zorg dat u en uw medewerker zich vooraf voorbereiden op het gesprek. Maak hierbij gebruik van een vragenlijst (voorbeelden kunt u hiernaast downloaden). Ook de functiebeschrijving of het competentieprofiel kunnen als leidraad worden gebruikt.

Hoe bereidt u zelf het functioneringsgesprek voor?

  • Bedenk waarover u het wilt hebben.
  • Bedenk welke informatie u van uw medewerker wilt krijgen.
  • Bedenk wat u met het gesprek wilt bereiken.
  • Vraag de medewerker naar onderwerpen die zij wil bespreken.
  • Verras medewerkers niet met onverwachte vragen waarover ze niet eerder hebben nagedacht.

Het verloop van een functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek omvat de volgende fasen:

  1. Startfase: Opening gesprek, doel, procedure, agenda opstellen en inventarisatie onderwerpen.
  2. Algemene fase: Terugkomen op het vorige functioneringsgesprek en evaluatie van de afspraken die toen zijn gemaakt.
  3. Bespreekfase medewerker: De medewerker brengt haar bespreekpunten in en licht deze toe.
  4. Bespreekfase huisarts/manager: U licht uw bespreekpunten toe.
  5. Discussiefase: U reageert op elkaars bespreekpunten en zoekt samen naar mogelijkheden en oplossingen. U stelt hierbij de ontwikkelingspunten vast.
  6. Afsprakenfase: De mogelijkheden en oplossingen worden samengevat en deze worden omgezet in afspraken. Wie gaat welke actie ondernemen en wanneer?
  7. Afrondingsfase: U vat alle afspraken samen en vraagt hoe uw medewerker het gesprek ervaren heeft.

Afspraken

Wanneer er afspraken zijn gemaakt tijdens het functioneringsgesprek, dan kunnen deze bijvoorbeeld gaan over:

  • taakstelling in de komende periode en de evaluatie hiervan na afloop van die periode;
  • ontwikkeling van bepaalde competenties;
  • eventuele opleiding in de komende periode;
  • concrete aandachtsgebieden van de huisarts/manager voor wat betreft (extra) begeleiding;
  • de arbeidsomstandigheden waaronder de functie wordt uitgevoerd.

Verslaglegging

In het verslag worden conclusies en afspraken vastgelegd. Zowel medewerker als huisarts/manager ondertekenen dit verslag. Een voorbeeld van een functioneringsverslag kunt u hiernaast downloaden.

Als u geen overeenstemming hebt met uw medewerker over het verslag, hanteert u de volgende spelregels:

  • Is er een verschil van mening over de verslaglegging, zorg dan dat beide standpunten in het verslag worden opgenomen.
  • Wanneer het verschil van mening over de inhoudelijke afspraken gaat, maak dan een vervolgafspraak voor een extra gesprek om het meningsverschil of het knelpunt uit te praten.

Zie ook