Problemen met leveranciers

Over het algemeen moet u bij duurovereenkomsten de leverancier eerst de gelegenheid geven voor verbetering. U schrijft dan een ingebrekestellingsbrief waarin u aangeeft wat er niet goed gaat en binnen welke termijn u vindt dat de leverancier de verplichtingen alsnog moet nakomen. Als de leverancier zijn verplichtingen dan nog niet nakomt, kunt u de overeenkomst ontbinden. Dat mag overigens alleen maar als er sprake is van een “tekortkoming die de ontbinding rechtvaardigt” (citaat uit de wet). U kunt dus niet ontbinden op grond van een futiliteit.

Wij raden u aan om bij duurovereenkomsten altijd een overzicht bij te houden van zaken die niet goed gaan. Vele kleine problemen kunnen uiteindelijk namelijk maken dat er sprake is van tekortkomingen die de ontbinding rechtvaardigen. Verder is verstandig om via de e-mail vast te leggen dat er sprake is geweest van een probleem. Een goede dossieropbouw is belangrijk.

Overigens is het verstandig om in het contract met de leverancier te bekijken of en onder welke voorwaarden er opgezegd kan worden. Het kan simpeler zijn om daarvan gebruik te maken.

Iedere toerekenbare tekortkoming verplicht tot schadevergoeding. De leverancier is geen schadevergoeding verschuldigd, wanneer de leverancier door overmacht niet kan nakomen, zoals door een werkstaking bij de leverancier of weersomstandigheden. Verder kunt u alleen direct schade vorderen als de nakoming niet meer mogelijk is.

Als nakoming nog wel mogelijk is, moet u de leverancier eerst schriftelijk in gebreke stellen en een termijn stellen (tenzij de leverancier meteen al aangeeft niet te zullen nakomen). Als ook daarna niet wordt nagekomen, kunt u schade vorderen.

Soms kan dat, door gebruik te maken van het opschortingsrecht. Kijk zorgvuldig naar het bedrag dat u opschort. Er mag geen wanverhouding bestaan tussen het opgeschorte bedrag en de tekortkoming. Om een voorbeeld te noemen: u mag niet de betaling van het hele jaarbedrag opschorten omdat het schoonmaakbedrijf vlak voor het betalingsmoment van de jaarfactuur een keer niet goed heeft schoongemaakt. Verder moet u alsnog betalen, als de reden van de opschorting er niet meer is (de leverancier komt alsnog na).

Het advies is om dat te doen met een brief die u zowel per aangetekende post, als per gewone post en per e-mail verstuurt. U verstuurt dezelfde brief dus drie keer. Zo vergemakkelijkt u het kunnen bewijzen van de ontvangst van de brief. Bewaar het track&trace bonnetje van PostNL goed. Daarop staat een code waarmee u op de website van PostNL kunt zien of de aangetekende brief is uitgereikt. Ook als u een ingebrekestellingsbrief verstuurt, raden wij deze stappen aan.

Niet zomaar. In de overeenkomst staat (meestal) vermeld met welke termijn opgezegd kan worden. Als daarin niets vermeld staat, kunt u duurovereenkomsten voor onbepaalde tijd over het algemeen opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn.