Bewaren recepten

Patiëntendossiers, waaronder recepten, dagrapporten en signaallijsten, moeten 20 jaar worden bewaard. Dit staat omschreven in artikel 5.1 Regeling Geneesmiddelenwet. Sinds 2007 zijn naast papieren recepten ook elektronische recepten toegestaan, ook voor Opiumwetmiddelen. Belangrijk bij elektronische (Opiumwet)recepten is dat de authenticiteit van recept en voorschrijver vaststaan.

In veel praktijken worden recepten gescand, waardoor ze veel sneller teruggevonden kunnen worden. Als het proces van digitaliseren op de juiste manier is ingericht en een digitale scan dezelfde informatie bevat als het papieren origineel, dan kan het papieren dossier worden vernietigd. Dit bespaart tijd, veel opslagruimte en dus ook kosten. Onderaan deze pagina staan tips voor het digitaliseren van dossiers en recepten.

Wettelijke basis voor bewaren van recepten

De Regeling Geneesmiddelenwet en de Opiumwet stellen eisen aan de bewaartermijn van recepten, die geldt voor zowel papieren als elektronische recepten. Beide wetten sluiten voor het bewaren van recepten aan bij de termijn die de WGBO stelt voor medische dossiers: 20 jaar. Volgens de regeling Geneesmiddelenwet moeten recepten in de apotheek worden bewaard, maar er staat niet expliciet dat het recept op papier moet worden bewaard. De bewaring dient zodanig te zijn dat de authenticiteit gedurende de 20 jaar kan worden vastgesteld.

Ook elektronische recepten moeten gedurende de wettelijke termijn leesbaar worden bewaard. Dat wil zeggen dat het originele elektronisch recept te allen tijde binnen acceptabele tijd beschikbaar moet zijn, in leesbare vorm. Met dit laatste moet je in het bijzonder rekening houden als je overgaat van het ene informatiesysteem naar een ander.

De eisen aan (het bewaren van) elektronische recepten staan in de NEN-norm 7510, Medische informatica – Berichtenverkeer – Elektronische uitwisseling van recept- en verstrekkingsberichten. Deze norm is opgesteld ten behoeve van de ontwikkelaars van ICT-standaarden en informatiesystemen, zodat eindgebruikers met hun producten aan wet- en regelgeving kunnen voldoen.

Reden van bewaren

Er zijn verschillende redenen waarom je als apotheekhoudend huisarts recepten gedurende langere tijd moet bewaren.

Zo geldt er een bewaartermijn van 20 jaar voor het medisch dossier, waar het recept en de informatie over de behandeling van de patiënt op basis van dit recept onderdeel van uitmaken. In het belang van de patiënt moet gedurende die termijn achterhaald kunnen worden wie welke zorgactiviteit heeft uitgevoerd. Daarbij hoort ook het voorschrijven. Gedurende de bewaartermijn moet duidelijk zijn wie het geneesmiddel heeft voorgeschreven en wat er op het oorspronkelijke recept stond. Ook moet de leesbaarheid van de scan van vergelijkbare kwaliteit zijn met die van het origineel.

Een andere reden voor de bewaarplicht van recepten is onderzoek naar vervalste recepten. Ervaring leert dat zulk onderzoek nooit verder teruggaat dan een jaar.

De derde reden volgt uit het recht op materiële controle door de zorgverzekeraar. De maximale termijn voor het opvragen van recepten door de zorgverzekeraar is 2 jaar, tenzij het gaat om fraude, dan kan de zorgverzekeraar langer teruggaan.

Scannen

Een aantal AIS-leveranciers voorziet in een scanfunctie voor het systeem, maar er zijn ook losse scanprogramma’s voor o.a. recepten op de markt. Vraag bij jouw softwareleverancier naar de mogelijkheden.

Wat kun je digitaliseren?

Recepten en alle bijbehorende relevante informatie.
Uitgangspunt: alle informatie die voor de digitalisering op papier werd bewaard zoals:

• Afhandeling van medicatiebewakingsmeldingen
• Dagrapporten
• Bijlage 2 formulieren
• Artsenverklaringen
• Toekennen machtiging
• Overdrachtsinformatie
• Bereidingsprotocollen

In onderstaande handreiking lees je informatie over de voorwaarden waaraan het digitale dossier moet voldoen en welke kwaliteitscontroles je kunt uitvoeren.