Beheer van geneesmiddelen

Bij het beheer van geneesmiddelen zijn er belangrijke aandachtspunten.

Bewaren in de koelkast

Gedurende de opslag van de koel te bewaren geneesmiddelen moet je steeds kunnen terugvinden of de gewenste temperatuur gehandhaafd is gebleven. Hiervoor dien je, conform de LHV-norm voor apotheekhoudende huisartsenpraktijken, een registratie bij te houden van de temperatuur in de tijd (zie normeis 7.1.2.d)

Temperatuurlogger dagelijks controleren

De temperatuur dient te worden gevolgd en geregistreerd met een thermologger (bv. een Ice Spy of Lascar LSD (USB stick)). Stel de logger zo in dat de periode tussen de meetmomenten niet groter is dan 15 minuten. De temperatuurlogger geeft een signaal af (lampje, geluid, melding op het scherm, afhankelijk van model) indien de temperatuur buiten de wettelijke grenzen (2-8 graden Celsius) is geweest. Er dient dagelijks te worden gecontroleerd of de temperatuurlogger een signaal heeft afgegeven.

Formulier als hulpmiddel bij de registratie

Voor het registeren van deze dagelijkse controle en het noteren van de ondernomen actie bij een signaal, kun je het volgende formulier gebruiken: registratieformulier voor de koelkast.

Vervaldatum

In de apotheekhoudende huisartsenpraktijk mogen geen vervallen geneesmiddelen aanwezig zijn. Hiervoor werkt de praktijk met een vervaldatumsysteem. Daarin zijn alle geneesmiddelen, zelfzorgmiddelen en verbandmiddelen opgenomen en wordt met regelmaat de voorraad gecontroleerd. Sommige praktijken volgen vervaldata digitaal, maar handmatige controle is ook mogelijk. Artikelen die op korte termijn vervallen, worden gemarkeerd, bijvoorbeeld met een gekleurde sticker. Het advies luidt:

bij een controle van 1 x per maand: 5 maanden vooruit markeren
bij een controle van 1 x per kwartaal: 7 maanden vooruit markeren
bij een controle van 1 x per 6 maanden: 10 maanden vooruit markeren
de anticonceptiepil: 16 maanden vooruit markeren omdat dit middel voor 1 jaar mag worden meegegeven

Voor het vastleggen van de vervaldatumcontroles kun je de vervaldatumlijst gebruiken.

Administratie

Van de inkoop en aflevering van Opiumwetartikelen moet een boekhouding worden bijgehouden, deze boekhouding mag ook digitaal worden vastgelegd. Uit de administratie moet direct af te lezen zijn hoe groot de voorraad aan Opiumwetmiddelen in de apotheek is.

De actuele versie van de handreiking administratie opiumwetmiddelen vind je hier. In deze versie (2021) wordt ingegaan op het digitaliseren van de administratie.
Verlopen opiaten moeten worden afgeboekt; dit moet aantoonbaar gebeuren en bij voorkeur door twee personen. Voor het vastleggen van dit afboeken is een formulier beschikbaar.
De administratie, ook de kopieën van ontvangstbrieven van Opiumwetartikelen, moet volgens de wettelijke termijn worden bewaard. Op dit moment is de termijn minimaal 6 jaar.
Opiumwetrecepten moeten 20 jaar worden bewaard.
Recepten en administratie hoeft niet meer op papier worden bewaard, maar mag digitaal worden opgeslagen.
De digitale recepten en administratie moet zo worden opgeslagen dat ze gedurende 20 jaar nog goed leesbaas is inclusief alle informatie die op het recept is aangebracht of daaraan is gehecht.
Informatie over het van recepten en andere documenten vind je in de handreiking digitalisering patientendossiers

Controle

De huisarts controleert ten minste eenmaal per jaar de administratie van en de voorraad aan Opiumwetartikelen, deze controles worden geregistreerd. Dit gebeurt doorgaans digitaal, maar op papier vastleggen is ook mogelijk. Een formulier voor het vastleggen van de boekhouding en de controles op Opiumwetartikelen is de Opiumregistratie. Deze vind je op deze pagina.