Voor en door huisartsen
 

Veelgestelde vragen

 

Werkkostenregeling (WKR)

  • Het uitgangspunt van de WKR is een vereenvoudiging rond vergoedingen en verstrekkingen aan personeel, zoals kerstpakketten, etentjes, een fiets of personeelsuitjes. Deze vereenvoudiging betekent dat alles wat een medewerker van u ontvangt, loon is. En dat u onder bepaalde voorwaarden zelf kunt beslissen welke vergoedingen en verstrekkingen u onbelast wilt geven.

    Een aantal vergoedingen en verstrekkingen is daarvan bij wet uitgesloten (zoals verkeersboetes) of vrijgesteld, bijvoorbeeld reiskosten en werkkleding. Voor andere is besloten dat de waarde nihil is, zoals koffie of thee op de werkplek. Het restant kan onbelast worden vergoed in de vrije ruimte en u bepaalt zelf per medewerker welke vergoedingen en verstrekkingen dit zijn. Alle andere kosten die u voor uw personeel maakt, moeten bij de betreffende medewerker als belast loon worden verwerkt.

  • Sinds 1 januari 2015 geldt de Werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers. Dit heeft ook consequenties voor uw praktijk. Om de nieuwe WKR goed uit te voeren is een nauwe samenwerking belangrijk met uw accountant of administratiekantoor en uw salarisadministrateur. De LHV heeft een stappenplan ontwikkeld dat u ondersteunt. Daarnaast kunt u ook bij de LHV terecht met uw vragen via lhv@lhv.nl

  • Er is een bedrag beschikbaar voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit heet de vrije ruimte. Indien u dit bedrag overschrijdt, en het betreft vergoedingen waarvoor geen vrijstelling geldt, dan betaalt u hier als werkgever een eindheffing van 80 procent over.

  • WKR-proof bestaat niet. Er wordt reclame gemaakt met de term 'WKR-proof', al dan niet in combinatie met producten of een abonnementsvorm. Laat u niet misleiden - dit kan een derde niet voor u borgen. U bent zelf degene die bepaalt welke kosten er voor het personeel uitgegeven worden. Overleg met uw accountant is hierin aan te bevelen.

  • De vrije ruimte is het bedrag dat beschikbaar is voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. In 2018 is de vrije ruimte 1,2 procent van het totale fiscale loon van het personeelsbestand over dat jaar. Om een inschatting te maken van de hoogte van de vrije ruimte, kunt u de loonsom van 2017 hanteren. Het is goed hierbij rekening te houden met mutaties in uw personeelsbestand.

    Wat er werkelijk te besteden valt, hangt af van de totale hoogte van de feitelijke loonsom in 2018. Wanneer het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen gedurende het jaar de vrije ruimte overschrijdt, dan is over de overschrijding 80 procent eindheffing verschuldigd.

  • In 2018 en 2019 is de vrije ruimte 1,2 procent van het totale fiscale loon van het personeelsbestand over dat jaar. Wat er werkelijk te besteden valt, hangt af van de totale hoogte van de feitelijke loonsom in dat jaar.

  • Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen die wel tot het loon worden gerekend, maar waarover geen loonheffing verschuldigd is en die niet ten laste van de vrije ruimte komen.

  • Vastlegging voorkomt naheffing. Alle personeelskosten moeten vooraf toegewezen worden aan een van deze groepen. Wij adviseren om maandelijks te boeken of te registreren. In januari 2019 moet vastlegging over 2018 hebben plaatsgevonden en moet zo nodig aangifte loonheffing hierover zijn gedaan. Blijkt later dat er kosten met betrekking tot personeel niet zijn onderverdeeld, dan is dit automatisch verplicht belast loon! Reden te meer de zaken nu goed in te richten.

  • 1. Huishouding en/of kantinekosten

    Onder deze categorie worden vaak de kosten geboekt van grootgrutters als Albert Heijn, Jumbo, Makro, Hanos. Bij pinbetalingen dient ook de bon in de administratie te worden opgenomen.

    • Koffie, thee, suiker: nihil waardering
    • Broodjes: indien voor de lunch dan geldt het als forfaitaire bijtelling tot loon of het wordt in de vrije ruimte ondergebracht. Is dit voor overwerk, of een enkele keer bij een vergadering tijdens de lunch, dan is het een gerichte vrijstelling.
    • Eet ook de praktijkhouder of maatschapsleden mee, dan moeten deze kosten er uit gehaald worden. Staat los van WKR.
    • Vuilniszakken, schoonmaakmiddelen e.d.
      Dit staat los van WKR - wordt op 'schoonmaakkosten' geboekt.

    Alle bonnen en facturen moeten worden geboekt.

    2. Reiskosten of kilometervergoedingen

    • Reiskosten openbaar vervoer (losse kaartjes of abonnement): gerichte vrijstelling.
      Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als voor zakelijke reizen.
    • Kilometervergoeding tot en met € 0,19: gerichte vrijstelling.
      Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als voor zakelijke reizen.
    • Kilometervergoeding boven € 0,19: in de vrije ruimte.
      Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als voor zakelijke reizen.
    • Parkeer-/veer-/tolgeld: vrije ruimte.

    3. Overige personeelskosten

    • Inentingen: vallen binnen de vrije ruimte. Is de inenting echter toegediend op de werkplek: gerichte vrijstelling
    • Fruitmand voor een zieke medewerker. Indien de factuur maximaal € 25 inclusief btw is, het geen geld of waardebon betreft en het een situatie betreft waarin ook anderen zo’n attentie geven, dan staat dit los van de onderdelen in de WKR. Boven de € 25: vrije ruimte
    • Voor de attentie ter gelegenheid van een geboorte is geen WKR nodig.
    • Verjaardagcadeau: meer dan € 25,- bij cadeau in de vrije ruimte of in geval van geld of cadeaubonnen ook in de vrije ruimte.
    • Kerstpakketten: vrije ruimte
    • Vakbondscontributie: vrije ruimte bij netto vergoeding. Wanneer werkgever kiest voor brutering dan komt dit bedrag niet ten laste van de vrije ruimte.
    • Verblijfskosten (bij cursussen): gerichte vrijstelling
    • Lidmaatschappen: gerichte vrijstelling voor LHV en LAD
    • Fietsregeling: ongeacht of medewerker (bruto) terugbetaalt, dit valt onder de vrije ruimte

    4. Representatiekosten

    Hier mogen geen ‘onbekende’ posten meer op geboekt worden. De werkgever moet kunnen aantonen dat het geen kosten voor het personeel betreft.

    • Personeelsetentjes en –uitjes: vallen in de vrije ruimte. De kosten voor de praktijkhouder en maatschapsleden worden hier buiten gehouden. Voorbeeld: Bij een etentje met 9 medewerkers en 2 maten, 9/11 boeken.
    • Als het personeelsfeestje op de praktijk gehouden wordt hoeft het niet in de vrije ruimte geboekt te worden maar is het een vrijstelling.
    • Gaat een medewerker met een zakenrelatie eten dan gaat dit niet ten koste van de vrije ruimte.

    5. Cursussen

    Deze vallen onder de gerichte vrijstellingen. Om een totaalbeeld te krijgen van de personeelskosten, adviseren wij onderscheid te maken tussen cursuskosten medewerkers en cursuskosten praktijkhouder / maatschapsleden.

    6. Intermediaire kosten

    Dit zijn praktijkkosten die door een medewerker zijn voorgeschoten (bijvoorbeeld kantoor- of schoonmaakkosten). De betaling kan in eerste instantie als ‘Intermediaire kosten’ worden geboekt maar moet uiteindelijk toegewezen worden wanneer duidelijk is welke kosten het hier betrof.

    7. (Sinterklaas)feest

    Feest op de praktijk valt onder de vrijstelling.
    Een feest in een gelegenheid van een derde (horeca) valt in de vrije ruimte, ook de eventuele cadeaus die uitgedeeld worden.

    8. Vaste onkostenvergoeding

    Voordat er toewijzing kan plaatsvinden, moet eerst aangetoond worden welke kosten er vergoed worden.

    9. Hidha’s

    Kosten die gemaakt worden in het kader van het zogenaamde “Budget en variabele vergoeding(en) persoonlijke kosten en terugbetaling studiekosten” (hoofdstuk 18 Cao Hidha) vallen veelal onder de vrijstellingen (betreft met name cursussen en registratie) en hoeven zodoende niet in de vrije ruimte ondergebracht te worden.

    10. Waarnemers

    Waarnemers met een modelovereenkomst conform de Wet DBA zijn niet in loondienst en hebben dus geen invloed op de WKR.

    11. Maatschapsleden

    Maatschapsleden zijn niet in loondienst en hebben dus geen invloed op de WKR.

    12. Personeelsvereniging

    Uitkeringen en verstrekkingen uit het potje van de personeelsvereniging zijn alleen nog maar onbelast bij een personeelsvereniging waaraan de werknemer de laatste 5 jaar tenminste evenveel heeft bijgedragen als de werkgever.