Overdragen van patiëntendossiers

Hoe kun je een dossier van een patiënt het beste overdragen aan een andere huisarts?

Als een patiënt van huisarts wisselt, is het voor de continuïteit van de zorg belangrijk dat de nieuwe huisarts de beschikking krijgt over zijn of haar medisch dossier. Meestal draagt de oude huisarts het medisch dossier over aan de nieuwe huisarts.

• Uitgangspunt is dat de oude huisarts het dossier overdraagt met toestemming en zonder tussenkomst van de patiënt.
• Bij voorkeur gebeurt dat digitaal.
• Het originele dossier wordt dus nooit aan de patiënt meegegeven. Zo wordt het meeste recht gedaan aan de plicht van de huisarts om een dossier bij te houden en te bewaren.
• Wel kan de patiënt een afschrift van het dossier krijgen.

In het advies van de KNMG lees je ook meer over omgaan met persoonlijke werkaantekeningen. Over de vraag of je het dossier via e-mail mag overdragen. En of de oude huisarts een eenmaal overgedragen dossier mag gebruiken in tuchtzaken.

Digitaal verhuizen

Op de site van Inschrijving op Naam vind je informatie over het veilig digitaal verhuizen van het digitaal patiëntendossier. Om dat makkelijker voor je te maken heeft stichting ION een systeem ontwikkeld op basis van ZorgMail File Transfer. Kijk voor meer informatie en handleidingen voor de grote HIS’en bij het onderdeel Veilig Verhuizen.

Betere overdracht moet van de grond komen

Vaak ben je als huisarts of praktijkmedewerker een tijd bezig om alle gegevens van een nieuwe patiënt over te zetten naar het eigen systeem. Het lastigste onderdeel is correspondentie: vaak één grote brij aan brieven die je zelf op de goede plek in het HIS moet zetten. Dat komt doordat de systemen van HIS-leveranciers niet goed op elkaar aansluiten. Typisch een administratieve handeling die zonde van de tijd is en de patiëntveiligheid niet ten goede komt.

Al jaren wordt er gesproken over mogelijke oplossingen voor dit probleem, maar er werd te weinig  echte en snelle vooruitgang geboekt. Daarom hebben we als LHV op dit onderwerp de regie gepakt en zijn we met alle betrokken partijen (leveranciers en huisartsenorganisaties) concrete afspraken gaan maken.

We werken aan een duurzame langetermijnoplossing voor het verbeteren van de gehele dossieroverdracht. Met een ondertekening van een convenant op 6 oktober 2022 hebben we deze afspraken formeel vastgelegd en laten alle partijen zien dat ze zich hiervoor gaan inzetten. De ondertekenaars van dit convenant zijn naast de LHV: de gebruikersverenigingen via NedHIS, leverancierskoepel NedXis, de individuele HIS-leveranciers, ION en VZVZ.

Terwijl we met die langetermijnoplossing bezig zijn, hebben we voor de kortere termijn aangedrongen bij de leveranciers op een verbetering voor het meest heikele punt, het overzetten van de correspondentie. In het najaar van 2022 hebben we voor elkaar gekregen dat alle leveranciers hebben toegezegd de wijze van overdragen en importeren van correspondentie te harmoniseren. In april 2023 zijn de benodigde aanpassingen door de leveranciers uitgerold onder hun klanten, de huisartsenpraktijken. Om ervaringen uit de praktijk op te halen en om te monitoren of deze verbeteringen naar behoren werken, hebben we een klankbordgroep met doktersassistenten die verschillende HIS’en gebruiken.  Zo houden we de vinger aan de pols.