Gegevens uitwisselen met anderen
Regelmatig vragen patiënten, andere zorgverleners en bijvoorbeeld de gemeente u om medische gegevens van patiënten uit te wisselen. Op deze pagina leest u wanneer u met anderen gegevens mag delen, onder welke voorwaarden en hoe u dat veilig kunt doen.
Snel naar
– Wanneer mag u patiëntgegevens uitwisselen?
– Gegevens uitwisselen met andere zorgverleners
– Wanneer hoeft u geen gegevens te verstrekken?
– Gegevens uitwisselen met patiënten
– Gegevens uitwisselen met niet-zorgverleners
– Manieren om veilig gegevens uit te wisselen met anderen
– Uitwisseling van gegevens in spoedsituaties
Wanneer mag u patiëntgegevens uitwisselen?
Het beroepsgeheim is het uitgangspunt voor hoe u als huisarts moet omgaan met wat u over uw patiënten weet. Het beroepsgeheim beschrijft dat u in principe persoonlijke gegevens van uw patiënt niet deelt met anderen. Er zijn echter wel veel uitzonderingen mogelijk op dat basisprincipe. Zoals wanneer de patiënt zelf wil dat u gegevens deelt, wanneer het gaat om rechtstreeks bij de behandeling betrokken hulpverleners, bij verwijzing naar een andere zorgverlener en nog enkele andere uitzonderingssituaties. Het uitgangspunt is dat als u gegevens deelt, dat u dan alleen die gegevens deelt die relevant zijn voor het doel. Welke gegevens dat precies zijn, kan dus per keer verschillen.
De KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens beschrijft uitgebreid hoe u – met inachtneming van uw beroepsgeheim – medische gegevens mag verzamelen, opslaan, uitwisselen, of anderszins gebruiken.
Gegevens uitwisselen met andere zorgverleners
Hieronder vindt u de afspraken en regels voor het uitwisselen van patiëntgegevens met andere zorgverleners. Zoals hoe een patiënt toestemming kan geven, welke uitzonderingen er gelden op uw medisch beroepsgeheim en wat u doet als u zelf in gewetensnood komt.
U mag met toestemming van de patiënt gegevens aan anderen verstrekken. De patiënt kan die toestemming alleen geven als hij of zij vooraf is ingelicht over het doel, de inhoud en de mogelijke consequenties. De patiënt kan mondeling en schriftelijk toestemming geven bij zijn/haar huisarts. Voor toestemming voor verstrekking van gegevens via het LSP, kunnen patiënten zich online aanmelden, via www.volgjezorg.nl. Meer informatie hierover vindt u bij de VZVZ.
Het is slim om de toestemming in het dossier op te nemen of aan te tekenen. De toestemming van de patiënt verplicht u overigens niet om de gegevens te delen. Bijvoorbeeld als u denkt dat dit in strijd is met ‘goed hulpverlenerschap’.
Als u een patiënt verwijst naar een medisch specialist, mag u bij deze verwijzing medische informatie over de patiënt meesturen. Omdat de patiënt instemt met de verwijzing, mag u veronderstellen dat hij of zij ook toestemming geeft voor het verstrekken van de informatie aan de specialist.
Maar als de patiënt bezwaar maakt tegen het opnemen van bepaalde medische informatie in de verwijsbrief, mag u deze gegevens niet verstrekken.
U mag ook van veronderstelde toestemming uitgaan als de patiënt niet zelf in staat is om toestemming te geven. Bijvoorbeeld op de spoedeisende hulp. Ook hier geldt dat als de patiënt eerder bezwaar heeft gemaakt tegen de gegevensverstrekking, u deze niet mag delen.
U mag uw beroepsgeheim doorbreken als een wettelijke bepaling u verplicht om informatie aan een derde te verstrekken. Het eerste punt hieronder is een verplichting. De andere drie punten geven u het recht om informatie te delen.
- Bijvoorbeeld in het geval van de verplichte melding van een infectieziekte op grond van de Wet publieke gezondheid.
- Ook mag u medische informatie delen met personen die rechtstreeks betrokken zijn bij de behandeling van de patiënt.
- En met vervangers van artsen, als de gegevens noodzakelijk zijn voor het verrichten van de werkzaamheden.
- De geheimhoudingsplicht geldt ook niet bij wettelijk vertegenwoordigers van de patiënt.
Ondanks dat er in al deze situaties geen toestemming van de patiënt nodig is, adviseren we u om de patiënt wel altijd over de gegevensverstrekking te informeren.
Bij een conflict van plichten gaat het om de botsing tussen het vertrouwelijk omgaan met de informatie van de patiënt en het willen voorkomen van ernstige schade bij de patiënt of bij een ander. Om een succesvol beroep te kunnen doen op het ‘conflict van plichten’ moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
- U hebt alles in het werk gesteld om eerst toestemming van de patiënt te krijgen.
- U verkeert in gewetensnood door de zwijgplicht.
- Er is geen andere weg dan doorbreking van uw geheim om het probleem op te lossen.
- Het niet doorbreken van uw zwijgplicht levert voor een ander ernstige schade op.
- Het moet vrijwel zeker zijn dat u door uw geheimdoorbreking, die schade kunt voorkomen of beperken.
Ook hierbij geldt dat u alleen relevante, noodzakelijke gegevens mag verstrekken en dat u de patiënt – als dat mogelijk is – informeert.
Het zwaarwegend belang om uw beroepsgeheim te doorbreken, moet u afwegen tegen het zwaarwegende belang van de geheimhouding van de medische informatie. Er moeten dus genoeg concrete aanwijzingen zijn dat het zwaarwegend belang wordt geschaad. Het verschil met het conflict van plichten, is dat het criterium dat er ernstig nadeel kan worden voorkomen, niet vereist is. Deze grond voor het doorbreken van het medisch beroepsgeheim komt minder vaak voor.
Twijfelt u of er in een situatie bij u in het werk een grond is om het beroepsgeheim te doorbreken? Neemt u dan contact op met de juristen van de LHV voor advies: 085 – 04 80 000 of jz@lhv.nl.
Wanneer hoeft u geen gegevens te verstrekken?
Veel huisartsen herkennen het: dat door allerlei instanties patiënten op pad worden gestuurd om ‘een briefje van de huisarts’ te halen. In sommige van die situaties mag u als eigen huisarts van de patiënt de gevraagde verklaring niet verstrekken, zoals wanneer er wordt gevraagd om een geneeskundige verklaring van uw eigen patiënt. Een geneeskundige verklaring is een schriftelijke verklaring die een oordeel bevat over een patiënt en over de (medische) geschiktheid of ongeschiktheid van een patiënt om bepaalde dingen wel of niet te doen. Voorbeelden zijn fit-to-fly-verklaringen, rijbewijskeuringen, verklaring voor een beroep op een annuleringsverzekering, enzovoort.
Daarvan stelt de KNMG: de eigen behandelend arts mag dergelijke verklaringen niet afgeven over eigen patiënten, dat moet door een onafhankelijk arts gebeuren. Die regel is zo:
- om te voorkomen dat uw arts-patiënt-relatie onder druk komt te staan en er een belangenconflict kan ontstaan;
- om te voorkomen dat de patiënt niet open alle informatie over zichzelf met u deelt, omdat de patiënt vreest dat dat consequenties voor het wel of niet krijgen van een geneeskundig verklaring;
- omdat u als behandelend arts ook niet altijd goed kunt inschatten of iemand recht heeft op een bepaalde voorziening, of de benodigde vaardigheden heeft, omdat u daarvan niet alle criteria kent.
Op de KNMG-website vindt u hoe u uw patiënt kunt adviseren als die met zo’n verzoek bij u komt en u vindt er een handig briefje in verschillende talen dat u hiervoor kunt benutten.
Gegevens uitwisselen met patiënten
Patiënten hebben recht op een afschrift van hun medisch dossier of specifieke gegevens daaruit. Dat geldt ook voor hun juridische vertegenwoordigers. Op basis van de privacywet AVG moet u dit kosteloos aan hen verstrekken. Sinds 1 juli 2020 geldt daarbij ook nog de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz). Die stelt dat u als huisarts deze gegevens elektronisch moet aanbieden (in de vorm van inzage of een afschrift) als een patiënt of juridisch vertegenwoordiger daar om vraagt.
Als een patiënt een afschrift van (een deel van) het eigen medisch dossier wil hebben, kunt u dat op de volgende manieren aan de patiënt verstrekken:
• Door inzage te geven aan de patiënt
Met de komst van het OPEN-programma zijn er meer mogelijkheden voor patiënten om zelf direct hun medische gegevens in te zien. Doet de huisartsenpraktijk waar u werkt mee aan OPEN, dan heeft een patiënt in veel gevallen niet meer uw hulp nodig om bepaalde gegevens in te zien. Via een patiëntenportaal dat gekoppeld is aan uw HIS of een PGO kan de patiënt in veel gevallen de informatie zelf bekijken. Dat scheelt u tijd en kosten.
• Door de gevraagde gegevens te verzamelen en te verstrekken
U kunt de gegevens uitdraaien of verzamelen in een pdf. U kunt een pdf maken van de gevraagde medische gegevens en deze via beveiligde mail naar de patiënt sturen (naar een voor u bekend emailadres van de patiënt) of op een beveiligde usb-stick zetten. Print u ze uit? Wij raden af om medische gegevens per (niet-aangetekende) post te versturen, om te voorkomen dat deze in handen komen van onbevoegden. Daarnaast mag u geen print- of portokosten in rekening brengen, omdat de patiënt recht heeft op een kosteloos afschrift. Het is om die beide redenen veiliger en handiger om de patiënt te vragen de kopie van het dossier zelf te komen halen. Zo nodig kan uw assistente de patiënt dan ter plekke vragen zich te legitimeren.
Een formele vertegenwoordiger van de patiënt is bijvoorbeeld een ouder in het geval van een minderjarige. Een juridisch vertegenwoordiger is bijvoorbeeld een (letselschade)advocaat of juridisch adviseur. Een vertegenwoordiger, advocaat of juridisch adviseur van de patiënt heeft net als de patiënt zelf recht op een kosteloos afschrift van (een deel van) het dossier.
De KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens legt dat verder uit (Hoofdstuk 4, 4.3.1. Verzoeken om medische informatie van een belangenbehartiger van een patiënt).
Ons advies is te checken of de vertegenwoordiger van de patiënt aantoonbare toestemming (zoals een schriftelijke machtiging) heeft van de patiënt, zodat u zeker weet dat u de gegevens terecht aan deze persoon verstrekt.
Vaak is het niet nodig voor een juridisch vertegenwoordiger om alle medische gegevens te verkrijgen, maar alleen relevante onderdelen. Dat vergt echter weer meer werk van u als huisarts en tijd die niet wordt vergoed wanneer het een kopie van het dossier betreft.
Hoe kunt u met een verzoek van een juridisch vertegenwoordiger omgaan?
- Dring aan op gerichte schriftelijke vragen van de juridisch vertegenwoordiger
U kunt dan deze vragen gericht beantwoorden en verstrekt niet meer informatie dan nodig is. Voor het beantwoorden van deze vragen mag u (in tegenstelling tot verstrekking van een kopie van het dossier) wel kosten in rekening brengen. Hiervoor kunt u het NZa-tarief voor schriftelijke informatieverstrekking in rekening brengen. Sinds 2021 geldt dat u hiervoor kosten in rekening mag brengen, de hoogte daarvan bepaalt u aan de hand van het NZa-tarief en de hoeveelheid tijd die ermee gemoeid gaat om de gegevens te verzamelen en verstrekken. Het tarief geldt per 5 minuten die het u kost. Meer hierover leest u in de tarievenlijst op onze website, onder het kopje Informatieverstrekking.
- Overleg met de patiënt
Gaat de vertegenwoordiger er niet mee akkoord om gerichte vragen te stellen? Dan raden we u aan contact te zoeken met de patiënt. U kunt dan met de patiënt afwegen welke informatie er verstandig en noodzakelijk is om aan te leveren en de patiënt op de risico’s wijzen. Wanneer bijvoorbeeld het hele dossier wordt opgevraagd door de vertegenwoordiger kan het gebeuren dat irrelevante gegevens een rol gaan spelen in een procedure of dat in het geval van een rechtszaak de gegevens bij de tegenpartij terecht kunnen komen, terwijl dat niet is wat de patiënt wil.
- Verstrek de gegevens direct aan de patiënt
Dat kan door de patiënt te wijzen op de mogelijkheden om de gegevens zelf in te zien via patiëntenportaal of een PGO. Of door de gegevens digitaal te verstrekken en via beveiligde mail toe te sturen of een print te laten ophalen in de praktijk.
Eén uitzondering: wanneer u van mening bent dat het verstrekken van deze informatie in strijd is met goed hulpverlenerschap, moet u zich hiervan onthouden.
Gegevens uitwisselen met niet-zorgverleners
Het komt ook voor dat andere derden medische informatie over een patiënt willen hebben en daar – via de patiënt of direct – u naar vragen. Denk aan verzekeringsartsen, bedrijfsartsen, notarissen, enzovoort. Ook komen verzoeken om informatie vanuit bijvoorbeeld gemeenten of sociale wijkteams in het kader van bemoeizorg regelmatig voor.
Gegevensuitwisseling is dan alléén toegestaan als u hiervoor expliciete, gerichte toestemming heeft van de patiënt. Een convenant tussen huisartsen met bijvoorbeeld de gemeente betekent niet dat u de patiënt niet meer om toestemming moet vragen.
Er zijn wel situaties denkbaar dat het verstrekken van gegevens vereist is, op grond van bijvoorbeeld een wettelijk voorschrift, of een conflict van plichten.
Ook wanneer de patiënt toestemming heeft gegeven, kunt u als huisarts toch uw twijfels hebben over het delen van gegevens. Bijvoorbeeld wanneer blijkt dat het dossier een rol speelt in een vechtscheiding of uithuiszetting of wanneer een uitkeringsinstantie of arbodienst inzage wil. In het verleden bleek dat instanties zoals gemeenten, verzekeraars en arbodiensten patiënten soms onder druk zetten om hun hele medisch dossier op te vragen bij de huisarts. U kunt in dit geval overleggen met onze juristen.
Hoe verstrekt u de gegevens?
Mag u kosten in rekening brengen?
Ja, in de meeste gevallen kunt u hiervoor kosten in rekening brengen. Een dergelijk verzoek van een derde die géén (juridisch) vertegenwoordiger van de patiënt is, valt niet onder het recht op een kosteloze kopie van het dossier voor de patiënt zelf.
Of u nu gerichte schriftelijke vragen beantwoord of delen van het medisch dossier verstrekt, in beide gevallen mag u een tarief in rekening brengen.
U mag hiervoor een tarief rekenen, gebaseerd op de hoeveelheid tijd die ermee gemoeid gaat om de gegevens te verzamelen en verstrekken (het tarief geldt per 5 minuten die het u kost). Meer hierover leest u in de tarievenlijst op onze website, onder het kopje Informatieverstrekking.
LET OP: dit tarief mag u niet in rekening brengen bij instanties die u op basis van een wettelijke verplichting informatie moet verstrekken over de medische gezondheidstoestand van patiënten. Hieronder vallen informatieverzoeken op basis van de Zvw, Wmo, Wlz, de Wet Zorg en Dwang, de Wet verplichte ggz en Jeugdwet.
Manieren om veilig gegevens uit te wisselen met anderen
Er zijn verschillende manieren om veilig gegevens te kunnen uitwisselen met anderen. De mogelijkheden zijn vaak afhankelijk met wie u de gegevens uitwisselt. We lichten hier de meest gebruikte manieren toe.
Het Landelijk Schakelpunt (LSP)
Het LSP is een gegevensuitwisselingssysteem op basis van de AORTA-infrastructuur. Via het LSP kunt u elektronisch medische gegevens veilig uitwisselen met de huisartsenposten, apotheken en zorginstellingen. Andere partijen, zoals bedrijfsartsen, verzekeringsartsen of arbeidsdeskundigen en arbo-artsen, zorgverzekeraars en de overheid kunnen niet aansluiten op het Landelijk Schakelpunt. Zij kunnen dus ook geen medische gegevens bekijken.
Deze gegevens kunt u via het LSP uitwisselen:
Medische gegevens worden niet centraal opgeslagen in het netwerk van het LSP. Ze blijven bij de bron: het dossier bij de huisarts of apotheker. Meer informatie hierover vindt u op de website van de VZVZ.
De Vereniging van Zorgaanbieders voor Zorgcommunicatie (VZVZ) onderhoudt en ontwikkelt de zorginfrastructuur AORTA en het LSP.
- U kunt als huisarts terecht bij hun Servicecentrum, voor ondersteuning bij het aansluiten op en het gebruik van het LSP.
- U vindt er een brochure over toestemming voor uw patiënten.
- U vindt er een factsheet over Intoleranties, Contra-indicaties en Allergieën.
Wij zijn als LHV medeoprichter van de VZVZ. Sindsdien is de organisatiestructuur verandert. Tegenwoordig neemt de LHV als toehoorder deel aan de Algemene Vergadering.
Als u wilt aansluiten op het LSP dient u een proces te doorlopen met VZVZ.
Om te kunnen werken met het LSP heeft u als huisarts UZI-middelen nodig: een UZI-pas en een UZI-servercertificaat. Als u bent aangesloten op het LSP krijgt u eenmalig de kosten van deze UZI-middelen vergoed. Meer uitleg vindt u hier.
In het eerste jaar van de covid-19-epidemie in 2020 is met goedkeuring van de Autoriteit Persoonsgegevens een zogenaamde ‘corona opt-in’ mogelijk gemaakt. Dit betekent dat u via het LSP de professionele samenvatting beschikbaar mag stellen van patiënten die nog geen keuze hebben gemaakt over inzage via het LSP. Op de huisartsenpost wordt deze patiënten dan ter plekke wel mondeling om toestemming gevraagd voordat de informatie wordt opgehaald.
Ook is van alle patiënten (behalve van patiënten die eerder al bezwaar hebben gemaakt tegen beschikbaar stellen), de professionele samenvatting in te zien op de SEH. Ook daar wordt eerst mondeling toestemming gevraagd. Zie www.inzageopdehap.nl voor meer informatie.
Wij vinden als LHV dat er in deze epidemiesnel betrouwbare informatie over patiënten beschikbaar moet zijn. Waarbij de patiënt nog steeds zelf kan beslissen of informatie mag worden gedeeld. Het ministerie van VWS heeft contact met de Autoriteit Persoonsgegevens over een structurele regeling voor deze ‘corona opt-in’ in de spoedketen. Vooralsnog geldt de huidige gedoogconstructie.
Edifact
Edifact is een uitwisselstandaard die al sinds de jaren 80 bestaat, maar nog steeds veel gebruikt wordt. Edifact-berichten worden via een elektronische postbus rechtstreeks verstuurd naar een andere zorgverlener. De meest gebruikte toepassingen zijn verwijsberichten, elektronisch receptenverkeer (MEDREC), overdracht tussen huisarts en HAP, labuitslagen (MEDLAB) en specialistenbrieven (zoals ontslagberichten). Edifact is alleen geschikt voor ‘platte’ tekst. HTML, Word of PDF bestanden worden niet ondersteund. Edifact berichten worden via uw HIS afgehandeld.
Veilige e-mail
Standaard e-mail is niet veilig genoeg om medische gegevens te delen. Hiervoor dient u een veilige mailtoepassing te gebruiken die mailverkeer versleuteld verstuurt en ontvangt, zodat u ervan uit mag gaan dat informatie niet in verkeerde handen valt. U kunt voor dit soort mailtoepassingen uit verschillende aanbieders kiezen. Check bij de keuze voor een mailtoepassing dat die voldoet aan de NTA7516-normen. Die normen stellen ook eisen aan het gebruik door u als zorgverlener. De leverancier kan aan een aantal van die eisen voldoen namens u, maar u moet zelf ook een aantal maatregelen treffen om de veiligheid te garanderen. Uw leverancier kan u hierbij helpen.
Uitwisseling van gegevens in spoedsituaties
We willen zorgen dat patiënten in spoedsituaties beter worden geholpen, doordat hun actuele medische gegevens beschikbaar zijn voor de zorgverlener die ze in een spoedsituatie zien. Zoals de huisarts op de huisartsenpost in de avond-, nacht- en weekenduren, de zorgverlener op de ambulance en de arts op de Spoedeisende Hulp in het ziekenhuis. Om te voorkomen dat patiënten hun verhaal meerdere keren moeten vertellen en dat belangrijke informatie niet bekend is bij de zorgverleners, terwijl zij met spoed moeten handelen.
Op verschillende manieren proberen we dit als LHV voor elkaar te krijgen. Hierbij benadrukken we altijd ook het belang van het medisch beroepsgeheim en de inspraakmogelijkheid voor de patiënt.
Zo werken we mee aan het programma ‘Met spoed beschikbaar’ opgezet. De LHV werkt aan dit programma mee, net als andere verenigingen van de spoedzorgverleners, Patiëntenfederatie Nederland, het ministerie van VWS, Zorgverzekeraars Nederland, VZVZ en Nictiz. Dit programma loopt van 2020 tot 2023.
Ook bepleiten we een aanpassing van de regelgeving op het gebied van opt-in (toestemming vooraf) specifiek voor spoedsituaties. Daar lijkt nu politieke beweging op te komen.
In de huisartsenzorg kennen we al de uitwisseling van gegevens tussen huisartsenpraktijken en huisartsenposten, voor de waarneming in de avond-, nacht- en weekenduren.
Via het programma ‘Met spoed beschikbaar’ willen we die uitwisseling verbreden naar de SEH en de ambulance.
Hoe gaat de uitwisseling verlopen:
- De huisarts blijft de centrale dossierhouder. Het patiëntendossier blijft bij u als huisarts staan. Wel kunnen gegevens uit dit dossier met meer spoedzorgverleners worden uitgewisseld, als de patiënt daar toegang voor geeft. Het gaat om de huisartsenposten, spoedeisende hulp en ambulances.
- U krijgt meer informatie teruggekoppeld over spoedzorg aan uw patiënten, zodat u weet wat er met uw patiënt is gebeurd en welke zorg hij of zij heeft ontvangen. Deze informatie is vervolgens voor een volgende keer dan weer beschikbaar in de spoedketen.
- Tevens wordt het mogelijk om gestructureerd behandelgrenzen in het dossier van de patiënt vast te leggen en mee te sturen zodat deze in de spoedketen ook bekend zijn. Denk aan een niet-reanimeren-verklaring of dat de patiënt niet meer opgehaald wil worden met de ambulance. Dat is met name relevant in de zorg voor kwetsbare patiënten.
Het NHG is ook betrokken bij dit project en past haar richtlijnen hier op aan.
Er worden koplopers gezocht die samen zo’n regionaal project willen gaan inrichten. Lees hier meer informatie daarover.
Bekijk de KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens voor meer informatie over het uitwisselen, verzamelen en opslaan van medische gegevens. In deze richtlijn vindt u de regels voor het omgaan met medische gegevens in diverse situaties. Deze richtlijn biedt u als huisarts een handvat voor. De KNMG biedt u daarnaast ook:
Nieuws
De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel voor elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (wegiz) aangenomen. Tijdens het voorgaande debat en de
Op woensdagmiddag 14 september 2022 bespreekt de Tweede Kamer het Wetsvoorstel over gegevensuitwisseling in de zorg (kortweg: Wegiz). Bij het
Gegevensuitwisseling tussen zorgverleners bevorderen, daar zijn wij groot voorstander van. Maar het wetsvoorstel over gegevensuitwisseling dat de Tweede Kamer deze
Meer weten?
Heeft u meer vragen over veilig gegevens uitwisselen met anderen? Johan Snijders, LHV-beleidsadviseur en Pleunie Schalkwijk, jurist, staan u graag te woord.
