Online inzage in het patiëntendossier
Bij online inzage kan een patiënt op elk gewenst moment bepaalde gegevens inzien uit het eigen medisch dossier. Wat betekent online inzage voor jou als huisarts? Hoe bied je online inzage? Je leest het op deze pagina.
Actueel
Eind 2022 is het programma OPEN beëindigd. 96% van de huisartsenpraktijken deed mee aan OPEN. Zij bieden via een patiëntenportaal en/of via een PGO hun patiënten online inzage in de belangrijkste gegevens van het patiëntendossier. Begin 2023 hebben 2,7 miljoen Nederlanders van 16 jaar of ouder een portaal van de huisarts gebruikt om hun huisartsgegevens in te zien. Lees meer over de resultaten van OPEN
Wat is online inzage?
Sinds 1 juli 2020 ben je als huisarts verplicht om kosteloos elektronische inzage en een elektronisch afschrift van het medisch dossier te geven als een patiënt daar om vraagt. In elk huisartsinformatiesysteem (HIS) is dit technisch gezien mogelijk. Bijvoorbeeld door een Pdf-bestand te maken en toe te sturen aan de patiënt. Of door de patiënt bij jou in de praktijk het eigen medisch dossier te laten inzien.
Online inzage gaat een stapje verder. De patiënt kan dan, op ieder moment, zijn of haar medische gegevens online inzien. Dit kan op twee manieren:
Online inzage is dus een manier van elektronische inzage. Het aanbieden van een online patiëntenportaal of PGO is in tegenstelling tot elektronische inzage niet verplicht.
Bij online inzage geef je jouw patiënten inzage in de volgende gegevens uit hun medisch dossier:
- Actuele episodes (met en zonder attentiewaarde)
- Afgesloten episodes met attentiewaarde of met E- of P-regels na 1 juli 2020
- Behandeling
- Profylaxe en voorzorg
- Actuele medicatie en medicatie-overgevoeligheid
- Correspondentie
- Labuitslagen van de laatste 14 maanden
- E- en P-regels van consulten ná invoering van online inzage
Gegevens die je niet hoeft vrij te geven zijn onder meer persoonlijke werkaantekeningen en gegevens die de privacy van een ander schaden, waarbij de privacybescherming van die ander zwaarder weegt dan het recht op inzage van de patiënt. Hierbij kun je denken aan informatie die een derde over de patiënt heeft medegedeeld.
Sinds 1 juli 2020 hebben patiënten het wettelijk recht om elektronisch inzage te krijgen in het dossier dat iedere zorgverlener van hen bijhoudt. Dat betekent dat je als huisarts verplicht bent om elektronisch inzage te geven en een elektronisch afschrift te verstrekken aan patiënten die daarom vragen. Daarvoor mag je geen kosten in rekening brengen. Patiënten hadden al decennia recht op inzage in hun eigen dossier, sinds juli 2020 moet dat ook elektronisch mogelijk zijn.
Dit recht staat in artikel 15d van de Wet aanvullende bepaling verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz).
Patiënten kunnen verzoeken om – bij de elektronische inzage of het afschrift – ook de zogenoemde ‘loggingsgegevens’ te krijgen (artikel 15e Wabvpz). Dat betekent dat de patiënt inzage krijgt in wie op welk moment bepaalde informatie via het elektronisch uitwisselingssysteem beschikbaar heeft gesteld en wie wanneer bepaalde informatie heeft ingezien of opgevraagd. De privacywet AVG maakte het al verplicht om die logging bij te houden.
Elektronische en online inzage geregeld voor huisartsenpraktijken
Met het LHV-NHG-InEen-programma OPEN hebben we ervoor gezorgd dat alle HIS-leveranciers de mogelijkheid hebben ingebouwd om vanuit het HIS een digitale uitdraai van elk patiëntendossier te maken. Dit gaat in de vorm van een pdf. Op deze manier kan elke huisartsenpraktijk aan deze wettelijke verplichting voldoen. Als een patiënt vraagt om elektronische inzage kun je dus die pdf aan de patiënt verstrekken. Bijvoorbeeld door deze toe te sturen via beveiligde e-mail of te verstrekken via een veilig opslagmedium.
Een aanvullende vorm van elektronische inzage is door de inzage online mogelijk te maken. Dan hoeft de patiënt niet bij je aan te kloppen voor een digitaal afschrift, maar kan de patiënt zelf de actuele gegevens raadplegen op het moment dat hij/zij dat wil. Dat is een stuk praktischer voor de patiënt en voor de huisartsenpraktijk. Met het OPEN-programma hebben we gezorgd dat online inzage mogelijk is bij elke huisartsenpraktijk die meedeed aan het programma.
Werkt jouw praktijk met digitale toepassingen waarbij je patiënten moeten inloggen? Denk aan patiëntenportalen, inzage in medische gegevens, of een persoonlijke gezondheidsomgeving. Dan krijg je te maken met de Wet digitale overheid (Wdo). Die stelt eisen aan de manier waarop jouw patiënten kunnen inloggen. We zetten voor je op een rij hoe je weet of jij voldoet aan deze eisen. En zo niet, wat je dan moet doen.
Eisen aan inloggen en elektronische identificatiemiddelen
De Wdo verplicht je om alleen nog erkende elektronische identificatiemiddelen (eID) met een betrouwbaarheidsniveau ‘hoog’ te gebruiken. Het meest bekende voorbeeld is DigiD, waarbij verschillende betrouwbaarheidsniveaus kunnen worden gebruikt. De overheid wil en verwacht dat er ook nog alternatieve inlogmiddelen komen naast DigiD.
Om te voorkomen dat iedere huisarts en ICT-leverancier voor elk eID een koppeling moet bouwen, heeft de overheid een Toegangsverleningsservice (TVS) opgesteld. Dit zorgt er ook voor dat in de toekomst niet steeds systeemaanpassingen gedaan moeten worden als de beveiligingsniveaus verhoogd worden.
Gevolgen voor de huisartsenzorg
De nieuwe wettelijke eisen betekenen concreet dat je bijvoorbeeld geen toegang meer mag geven tot het patiëntenportaal op basis van een wachtwoord en inlogcode.
Voor de huisartsenzorg hebben we afgesproken dat we trapsgewijs naar het hoogste betrouwbaarheidsniveau toewerken. Beginnend met betrouwbaarheidsniveau ‘substantieel’. Dat houdt in inloggen via DigiD waaraan de eenmalige controle van een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart is toegevoegd.
Wat moet je doen?
Als huisartsenpraktijk of huisartsenorganisatie moet je de volgende stappen zetten om jouw digitale toegang voor patiënten goed te regelen.
- Je moet kunnen aantonen dat je BSN-nummers mag verwerken. Dat is voor huisartsenpraktijken vrij eenvoudig, want registratie in het UZI-register volstaat hiervoor. Mocht je nog niet in het UZI-register staan, dan kun je dit alsnog doen via het CIBG, die daar momenteel extra capaciteit voor hebben. Zorg er dus voor dat je op tijd je registratie aanvraagt, zodat de afhandeling vlot zal verlopen.
- Je moet beschikken over een servercertificaat. Dat kan een PKIO-certificaat of UZI-certificaat zijn. Je leverancier kan dit regelen en op logius.nl/diensten vind je meer informatie.
- Een erkend auditor voert een assessment uit, binnen 2 maanden nadat de aansluiting op TVS in gebruik is genomen. Op dit moment onderzoeken de HIS-leveranciers of ze dit centraal voor al hun klanten kunnen regelen. Daar hoef je dus nog even geen actie op te ondernemen.
- Je informeert je patiënten over de inlogmogelijkheden, zodra deze zijn ingevoerd. Zodra je de DigiD-aansluiting activeert, verandert voor je patiënten het inloggen bij jouw patiëntenportaal. Het Ministerie van VWS zorgt voor een communicatietoolkit. Ook de LHV en InEen ondersteunen je hierbij.
Ondersteuning vanuit leveranciers en de LHV en InEen
Je kunt je nu al aansluiten op TVS. De HIS-leveranciers of portaalleveranciers realiseren de aansluiting. Vanuit de LHV en InEen hebben we overleg met de leveranciers, zodat dit zo goed mogelijk voor je wordt geregeld. Uw leverancier(s) kunnen je ook helpen met andere stappen die nodig zijn.
Meer informatie
Op gegevensuitwisselingindezorg.nl vind je meer informatie over het programma Digitale toegang in de zorg. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met LHV-beleidsadviseur Johan Snijders via j.snijders@lhv.nl.
Online inzage in de huisartsenpraktijk
Wat is de impact op de praktijk?
Via het programma OPEN hebben we als LHV, InEen en NHG het mogelijk gemaakt voor huisartsenparktijken om online inzage aan te bieden en de implementatie in de praktijken gestimuleerd. Met de afronding van OPEN na 4 jaar hebben we de balans opgemaakt van wat dit heeft opgeleverd.
Online inzage is vaak één element binnen een breder aanbod aan digitale zorgtoepassingen. Zeker omdat online inzage door veel praktijken wordt aangeboden via een patiëntenportaal. In zo’n portaal zijn vaak ook mogelijkheden voor e-consulten, online afspraken maken en online herhaalmedicatie aanvragen. Het uitrollen van online inzage heeft een enorme boost gegeven aan het gebruik van het patiëntenportaal. Als je het goed inpast in de praktijk kunnen dit soort digitale toepassingen positief uitpakken voor patiënt én praktijk. Online inzage blijkt het beste als te werken als je ook je werkprocessen er op aanpast.
Uit onderzoek blijkt dat huisartsen vinden dat de kwaliteit van de dossiervoering is verbeterd door online inzage. Ze besteden meer aandacht aan begrijpelijker taal en aan de actualiteit en volledigheid van het dossier.
Online inzage (en de andere e-diensten die praktijken vaak ook invoeren) vraagt tijd van praktijk: zowel de implementatie (inclusief uitleg aan patiënten over het gebruik), als de vragen van patiënten naar aanleiding van online inzage (zoals het wijzigen van het dossier en vragen over uitslagen van onderzoek).
Lees meer over de uitkomsten van onderzoek naar online inzage
Wat vinden patiënten ervan?
Patiënten vinden de veiligheid en privacy bij online inzage belangrijk. Ook geven ze aan behoefte te hebben aan voldoende uitleg of instructies voor het gebruik. En het is belangrijk dat ze laagdrempelig toegang kunnen krijgen.
De meetbare effecten op patiënten zijn nog klein. Patiënten rapporteren dat ze de volgende gevolgen ervan van online inzage:
- Het contact met de huisarts en/of praktijkondersteuner wordt persoonlijker
- Minder ongerust voelen
- Gelijkwaardigere gesprekken
- Meer betrokkenheid voelen bij gezondheidszorg
- Consulten met de huisarts beter kunnen voorbereiden
- Betere communicatie met de huisarts
- Beter kunnen meebeslissen over eigen gezondheid
Lees meer over de uitkomsten van onderzoek naar online inzage
Patiëntenvoorlichting
Op deze pagina vind je materialen om je patiënten voor te lichten over online inzage in jouw praktijk.
Specifiek over PGO’s heeft de Patiëntenfederatie communicatiematerialen gemaakt die zorgaanbieders kunnen inzetten. Die vind je op hun website PGO.nl.
Om huisartsenpraktijken te helpen bij het bieden van online inzage aan patiënten in het huisartsendossier, hebben we in 2018 samen met NHG en InEen het OPEN-programma opgericht. Binnen OPEN ondersteunden we deelnemende huisartsen onder meer met de techniek, geaccrediteerde scholing en informatiemateriaal voor patiënten. Eind 2022 is het programma OPEN beëindigd.
Stand van zaken PGO’s en huisartsenpraktijken
Een PGO is een app of een website waarmee een patiënt de eigen medische gegevens vanuit verschillende zorgverleners kan verzamelen.
Patiënten kunnen zelf kiezen welk PGO ze gaan gebruiken om inzage te krijgen in die gegevens die hun huisarts en hun andere zorgverleners van hen bijhouden. Alleen PGO’s die zijn goedgekeurd door MedMij kunnen toegang krijgen tot de gegevens die in de zorginformatiesystemen staan.
Als huisartsenpraktijk kun je patiënten wijzen op de mogelijkheid om een PGO te gebruiken. Als je goede ervaringen hebt opgedaan met een specifiek PGO, bijvoorbeeld via de regionale OPEN-coalitie waar je praktijk aan meedeed, kun je je patiënten wijzen op die PGO. Het staat patiënten uiteindelijk vrij om de PGO te kiezen die zij willen.
Kosten voor een DVZA
Om te zorgen dat jouw HIS veilig gegevens uitwisselen met een PGO, is er een DVZA nodig. Dat is als het ware de ‘stekker’ aan de HIS-kant om een PGO toegang te geven voor inzage in het dossier. Een DVZA wordt aangeboden door je HIS-leverancier of door een derde partij die hiervoor door de HIS-leverancier is ingeschakeld. In beide situaties zijn er structurele kosten die door de leverancier bij jou als huisarts in rekening worden gebracht. Dat vinden LHV en InEen geen terechte situatie. Lees ook ons eerdere nieuwsbericht hierover.
Wij pleiten daarom voor:
- een uniforme, structurele oplossing voor de DVZA, die multi-inzetbaar gaat zijn, zodat die ook voldoet bij gegevensuitwisselingen die in de toekomst mogelijk gewenst zijn.
Stand van zaken juli 2022: we hebben dit besproken met het ministerie van VWS en Zorgverzekeraars Nederland. VWS heeft ons laten weten dat ook zij vindt dat er een structurele oplossing moet komen. VWS heeft in juli 2022 opdracht gegeven aan Stichting Legio (een stichting die we hebben opgericht om met ICT-leveranciers afspraken te maken) om onderzoek te doen naar een mogelijke technische aanpassing van de HIS’en en KIS’en, en – als dat mogelijk is – deze technische oplossingen ook te laten doorvoeren door de ICT-leveranciers. Hiervoor is geld beschikbaar gesteld vanuit het Hoofdlijnenakkoord Huisartsenzorg.
- een compensatie voor huisartsenpraktijken voor de kosten die zij moeten maken voor een DVZA.
Stand van zaken juli 2022: het ministerie van VWS meldt ons dat zij het eens is dat er een tegemoetkoming in deze kosten moet komen. Stichting Legio heeft nu opdracht gekregen de beheerskosten in kaart te brengen en afspraken te maken over het betalen van deze beheerskosten, totdat de structurele oplossing (zie hierboven) is geïmplementeerd.
Voor de publieksinformatie is het programma PGO on Air (van Patiëntenfederatie Nederland) verantwoordelijk. Zij maken ook informatiematerialen die jij als huisarts kunt personaliseren en kunt gebruiken om jouw patiënten te informeren over PGO’s, als u daar behoefte aan heeft. Je vindt deze communicatiemiddelen op de website PGO.nl.
Declareren van het OPEN-tarief
Huisartsenpraktijken die meededen aan OPEN konden hiervoor een tarief declareren bij de zorgverzekeraar.
Belangrijk om te kunnen declareren, is dat je voldoet aan ál deze 4 voorwaarden:
• Je bent aangesloten bij een regionale coalitie
• Je hebt de scholing gevolgd
• Je hebt je patiënten geïnformeerd
• Je HIS functioneert volgens de richtlijnen
Je hoeft als praktijk niet zelf aan te tonen dat je voldoet aan de voorwaarden. Dat gaat via het OPEN-programma. Zij geven via Vektis door aan de zorgverzekeraars welke praktijken voldoen. Daarna kun je je declaratie indienen bij de zorgverzekeraar.
Voldoe je aan alle voorwaarden, maar heb je nog niet gedeclareerd? Doe dat dan zo spoedig mogelijk. Let er daarbij op dat je bij het indienen van je declaratie van de OPEN-prestatie als prestatiedatum “1 oktober 2022” hanteert. Tot wanneer je die declaraties precies nog kunt indienen in 2023 verschilt per zorgverzekeraar. Check de uiterlijke datum daarom bij de betreffende zorginkoper.
In januari 2023 is gebleken dat bij enkele praktijken die voldoen aan alle OPEN-criteria hun declaratie voor de OPEN-vergoeding toch is afgewezen. Dit komt doordat deze praktijken ten onrechte, door administratieve oorzaken, niet (juist) vermeld stonden op de lijst van januari 2023 waarop praktijken staan die voldoen. De zorgverzekeraars hanteren die lijst om de declaraties uit te betalen.
De LHV en Zorgverzekeraars Nederland hebben een oplossing gevonden om deze declaraties alsnog te kunnen laten uitbetalen:
- Het OPEN programmabureau gaat na welke praktijken om administratieve redenen niet of niet juist op de lijst van januari staan.
- Eind februari verstrekt het OPEN programmabureau de aanvullende lijst via Vektis aan de zorgverzekeraars.
- De betreffende praktijken kunnen vanaf half maart 2023 de OPEN- prestatie opnieuw declareren.
- Zorgverzekeraars gaan over tot uitbetaling van de gedeclareerde OPEN-declaraties van de op de lijst staande praktijken. Er is geen reden voor afwijzing van de declaratie door zorgverzekeraars, tenzij de OPEN-prestatie eerder al is uitbetaald.
Wat als je declaratie in januari is afgewezen?
Voldeed je praktijk wel aan alle voorwaarden, maar is je declaratie toch afgewezen? Dan speelt bovenstaand probleem misschien bij jouw praktijk. Het OPEN-programmabureau gaat na of en welke administratieve fout is gemaakt en herstelt deze. Je kunt via je regionale coalitie vragen naar de gegevens die OPEN van jouw praktijk heeft verstrekt aan Vektis.
Het OPEN-bureau heeft inmiddels een aanvullende lijst van praktijken aangeleverd bij Vektis, zodat de zorgverzekeraars die ontvangen. De zorgverzekeraars gaan die aanvullende lijst verwerken. Zodra dat gebeurd is, kunnen de praktijken die op die lijst staan, hun declaratie weer indienen.
Voor de zekerheid adviseren we je om vanaf halverwege maart opnieuw te declareren. Tot wanneer je die declaraties precies nog kunt indienen in 2023, verschilt per zorgverzekeraar. De voorkeur van de meeste zorgverzekeraars is om die declaraties niet later dan 1 juli 2023 te ontvangen. Check de uiterlijke datum bij de betreffende zorginkoper.
Je hoeft de declaratie niet per se te koppelen aan de reguliere kwartaaldeclaratie, dat kan ook tussentijds.
Let op dat je bij het indienen van je declaratie van de OPEN-prestatie als prestatiedatum “1 oktober 2022” hanteert, zodat de declaratie niet (alweer) wordt afgewezen.
Meer informatie over de declaratie, de timing van het declareren en het voldoen aan de voorwaarden vind je in deze factsheet en in de LHV-Declareerwijzer.
Standpunt van de LHV
Als LHV vinden we het belangrijk dat patiënten zelf regie kunnen hebben over hoe ze hun leven vormgeven, zeker als iemand ziek is. Inzicht in gegevens over de eigen gezondheid draagt daaraan bij.
Vandaar dat we, ook vanuit OPEN (het stimuleringsprogramma dat eind 2022 is beëindigd), hebben ingestoken op het mogelijk maken van online inzage via een digitaal portaal van de huisartsenpraktijk of via een Persoonlijke GezondheidsOmgeving (PGO). Daardoor hebben we gezorgd dat bij bijna alle huisartsenpraktijken de patiënt nu op elk gewenst moment de eigen medische gegevens digitaal kan inzien.
Veel patiënten maken al gebruik van inzage via een patiëntenportaal. Het gebruik van inzage via PGO’s is nog wat lager. Om het gebruik van PGO’s te verhogen in de huisartsenzorg, is het belangrijk dat eerst de basis aan de kant van de PGO’s op orde is, zoals de techniek en gebruiksvriendelijkheid, zodat patiënten enthousiaster zullen worden over het gebruik.
Online inzage heeft effect op het contact tussen huisartsen en patiënten en moet een plek krijgen binnen de dagelijkse consultvoering en praktijkvoering van huisartsen. We zetten ons in voor een goede inbedding in de dagelijkse praktijk en voor het goed regelen van de randvoorwaarden voor huisartsen.
Bekijk ook
Downloads met achtergrondinformatie
Nieuws
Na vier jaar is het programma OPEN op 31 december 2022 afgerond. OPEN is een initiatief van InEen, NHG en
Als uw praktijk uiterlijk eind 2022 voldoet aan alle voorwaarden vanuit het OPEN-programma en u heeft nog niet gedeclareerd bij
Nog dit najaar zorgen alle HIS-leveranciers ervoor dat correspondentie bij het overzetten van patiëntendossiers naar een andere huisartsenpraktijk, beter in
Meer weten?
Heb je meer vragen over online inzage in het patiëntendossier? Hanny Schulten, LHV-beleidsadviseur, staat je graag te woord.
